Política de tesorería: qué incluir y quién la firma

La mayoría de las pymes latinoamericanas administra la tesorería de memoria y no sobre papel: las decisiones sobre a qué banco enviar un pago, cuánto dejar en caja o hasta qué monto puede aprobar un gerente sin pedir permiso se toman según quién esté disponible ese día. El problema aparece cuando la empresa crece: el fundador se va de viaje, un pago a un proveedor queda detenido porque nadie sabe quién puede autorizarlo, o dos personas aprueban el mismo pago sin que ninguna verifique a quién pertenece realmente la cuenta destino.

En Soulbit Academy explicamos qué secciones debe tener una política de tesorería para que ese vacío no dependa de la memoria de una sola persona. Esta guía funciona como plantilla: cada sección numerada indica qué decide, quién la redacta y quién la firma. Dos de esas secciones, los controles internos sobre la aprobación de pagos y el riesgo de contraparte, se resumen aquí porque merecen un desarrollo propio más adelante; esta es la base sobre la que se construyen.

Qué es una política de tesorería y quién la necesita en una pyme

Una política de tesorería es el documento formal que fija las reglas de la empresa para manejar su efectivo: qué bancos y contrapartes puede usar, quién aprueba cada pago según su monto, cuánta liquidez debe mantener y cada cuánto se revisa el documento. No es un manual de contabilidad ni un plan financiero: es el conjunto de reglas de gobierno que rige cómo se mueve el dinero de la empresa antes de que un pago salga de la cuenta.

Una pyme de entre 10 y 100 empleados la necesita en el momento en que más de una persona puede iniciar o aprobar un pago. Mientras el fundador firma cada transferencia, el riesgo se concentra en una sola persona y el proceso, aunque informal, es trazable. En cuanto aparece un segundo firmante, un gerente financiero o un asistente con acceso a la banca en línea, la ausencia de reglas escritas deja de ser un riesgo teórico y se convierte en la causa más común de pagos duplicados, fraude interno o decisiones contradictorias entre dos personas.

Las 7 secciones que debe incluir una política de tesorería

Una política de tesorería completa tiene siete secciones, cada una con una decisión concreta detrás. Esta lista funciona como plantilla: copie los títulos, adapte el contenido al tamaño de su empresa y complete quién firma cada una en la sección siguiente.

El primero es objetivo y alcance: qué cuentas, monedas y entidades del grupo cubre el documento, y qué queda fuera. El segundo es roles y niveles de aprobación: quién puede iniciar un pago, quién lo autoriza y a partir de qué monto se necesita una segunda firma. El tercero es bancos y contrapartes autorizadas: la lista de entidades con las que la empresa puede operar, incluida la forma en que convierte su saldo bajo cotización OTC, y el criterio para agregar una nueva. El cuarto es límites de exposición y liquidez: cuánto efectivo debe mantener la empresa en todo momento, un cálculo que se apoya en el flujo de caja proyectado, y cuánto puede concentrar en una sola entidad o moneda, un límite que conecta con la cobertura cambiaria cuando la empresa tiene ingresos y gastos en monedas distintas. El quinto es controles internos y aprobación de pagos: la segregación de funciones entre quien registra, quien aprueba y quien ejecuta. El sexto es riesgo de contraparte: los criterios para evaluar a cada banco o proveedor con el que la empresa mueve dinero. El séptimo es revisión y actualización: la periodicidad con la que el documento se revisa y quién puede ordenar una revisión fuera de calendario.

¿Una pyme pequeña necesita las siete secciones desde el primer día?

Sí, aunque el contenido de cada sección sea breve. Una empresa de diez empleados puede resolver los roles y niveles de aprobación en un párrafo, con el gerente general y un solo firmante adicional, pero omitir la sección por completo deja sin resolver qué pasa el día en que esa persona no está disponible.

Quién aprueba cada sección: el mapa de firmas

Cada sección de la política de tesorería tiene un responsable de redactarla y un nivel distinto de aprobación; confundir ambos roles es el error más frecuente al construir el documento. Quien redacta conoce el detalle operativo; quien aprueba asume la responsabilidad de que la regla se cumpla y de las consecuencias si no se cumple. Las buenas prácticas de gobierno corporativo, recogidas en los Principios de Gobierno Corporativo del G20 y la OCDE, asignan a la junta directiva la responsabilidad de supervisar los sistemas de control interno y de gestión de riesgos, lo que en una pyme se traduce en la aprobación final de estas secciones.

Sección de la política	Quién la redacta	Quién la aprueba o firma
Objetivo y alcance	Gerencia financiera o CFO	Junta directiva o socio principal
Roles y niveles de aprobación	CFO	Junta directiva o socio principal
Bancos y contrapartes autorizadas	Tesorería	Comité de tesorería o CFO
Límites de exposición y liquidez	Tesorería	Comité de tesorería
Controles internos y aprobación de pagos	Controller o auditoría interna	CFO
Riesgo de contraparte	Tesorería o área de riesgo	Comité de tesorería o junta directiva
Revisión y actualización	CFO	Junta directiva o socio principal

¿Qué pasa si la pyme no tiene comité de tesorería?

Las funciones del comité no desaparecen, se reasignan. En una empresa de 10 a 30 empleados, el CFO o el gerente financiero asume la redacción y una segunda persona, el gerente general o un socio, asume la firma. Lo que no puede pasar es que la misma persona redacte, apruebe y ejecute un pago sin ningún control cruzado.

Controles internos y aprobación de pagos: qué debe fijar esta sección

Los controles internos y la aprobación de pagos son la sección que traduce los roles en pasos verificables: quién registra la orden de pago, quién la aprueba y quién la ejecuta deben ser tres personas distintas siempre que el tamaño del equipo lo permita. La política fija también los montos a partir de los cuales se exige una segunda firma y qué documento soporta cada pago antes de autorizarlo, ya sea una factura, un contrato o una orden de compra, y cómo se concilia cada pago contra el registro contable, un proceso que se detalla en conciliar pagos en stablecoin con la contabilidad.

Esta sección no se agota aquí: define también cómo se registra la evidencia de cada aprobación y qué pasa cuando un pago se aprueba fuera del flujo habitual, por ejemplo por urgencia. El desarrollo completo de controles internos y aprobación de pagos, con los umbrales típicos por tamaño de empresa, merece su propio artículo; esta guía deja fijado el lugar que ocupa dentro de la política general.

Riesgo de contraparte: qué debe fijar la política frente a bancos y proveedores

El riesgo de contraparte es la posibilidad de que un banco, un proveedor de pagos o un tercero con el que la empresa mueve dinero no cumpla su obligación, y la política debe fijar cómo se evalúa antes de operar con esa entidad. La sección define, como mínimo, qué información se pide a una contraparte nueva antes de aprobarla, qué porción del efectivo de la empresa puede concentrarse en una sola entidad y con qué frecuencia se revisa a las contrapartes ya autorizadas.

Un marco de referencia útil para diseñar esta sección es el estándar internacional de gestión de riesgos ISO 31000, que trata la concentración en una sola contraparte como un riesgo a identificar, evaluar y tratar de forma explícita, no como un supuesto implícito del negocio. Contablemente, la exposición a una contraparte financiera se enmarca en las normas de instrumentos financieros: la NIIF 9 exige evaluar el riesgo crediticio de cada contraparte para efectos de deterioro, un criterio que la política interna puede tomar como referencia aunque su alcance sea distinto. En la práctica, calificar a una contraparte implica revisar su licencia o registro regulatorio, su antigüedad operativa y su historial de incidentes antes de aprobarla.

Qué entrega Soulbit V1 para apoyar la política y qué sigue siendo responsabilidad de la empresa

Soulbit V1 apoya la ejecución de varias secciones de la política de tesorería sin sustituir el documento en sí. La dispersión de nóminas masivas en stablecoin deja un registro por beneficiario y por lote, útil como evidencia para la sección de controles internos. El back office (S3) permite configurar roles y perfiles de aprobación, lo que ayuda a separar quién inicia un pago de quién lo autoriza. La custodia institucional del saldo en USDC y USDT, con tecnología MPC, respalda la sección de bancos y contrapartes autorizadas, y el criterio para aprobar una nueva contraparte se apoya en el mismo checklist KYB de documentos que pide cualquier plataforma financiera antes de abrir una cuenta.

Lo que Soulbit V1 no hace es igual de relevante para la política. No existe una conexión automática con el ERP de la empresa para conciliar pagos: la exportación del historial es manual. La conversión de saldo a moneda local se hace bajo cotización eOTC caso por caso, no de forma automática según los límites de la política. Y calificar el riesgo de contraparte de cada banco o proveedor con el que opera la empresa sigue siendo una decisión que le corresponde a la empresa, no a ninguna plataforma que use.

Elemento de la política de tesorería	¿Lo cubre Soulbit V1?	Cómo se resuelve
Trazabilidad de cada pago y cada beneficiario	Sí	Historial de transacciones por lote y por beneficiario
Roles de aprobación en el back office	Sí	Perfiles y permisos configurables en el back office (S3)
Custodia del saldo en stablecoins	Sí	Custodia institucional con tecnología MPC
Conexión automática con el ERP para conciliar	No	Exportación manual, sin API ni SDK en la V1
Conversión automática de saldo según límites de la política	No	Cotización eOTC caso por caso, no automática
Calificar el riesgo de contraparte de bancos y proveedores	No	Responsabilidad de la empresa, fuera del alcance de la V1

Cada cuánto se revisa y quién puede pedir una actualización extraordinaria

Una política de tesorería se revisa como mínimo una vez al año, en la misma fecha en que la junta directiva o el socio principal aprueba el presupuesto del ejercicio siguiente. Ese ciclo anual no es el único disparador: un cambio de banco principal, la entrada de un nuevo inversionista, un incidente de fraude o pago duplicado, o un crecimiento del equipo que agrega un nuevo nivel de aprobación deben forzar una revisión fuera de calendario.

¿Quién puede pedir una revisión extraordinaria de la política?

Normalmente el CFO o cualquier miembro del comité de tesorería, y la solicitud debe quedar registrada con la fecha y el motivo. Una política que solo se revisa cuando alguien recuerda hacerlo termina describiendo un proceso que la empresa dejó de seguir hace tiempo, con lo que su valor como documento de control desaparece.