Caso: un estudio de videojuegos cobra regalías de editores extranjeros
Las regalías de un videojuego llegan cada trimestre, con un informe de liquidación y una retención que el editor descuenta antes de pagar. Este caso ilustrativo sigue el recorrido completo, de la liquidación a la cuenta en pesos.
Un estudio de videojuegos que licencia su juego a un editor extranjero no cobra una factura de un día: cobra una regalía, calculada por otro, sobre ventas que el estudio no ve, una vez por trimestre y con un porcentaje ya retenido. Eso cambia cómo se concilia, se declara y se planea la caja.
En Soulbit Academy presentamos este caso como un ejemplo ilustrativo y compuesto. El estudio, los editores y todas las cifras son ficticios y marcados como supuestos; sirven para mostrar cómo cobrar regalías del exterior sin perder el hilo de la liquidación, el impuesto y el flujo de caja.
El caso: Páramo Interactive y sus dos editores (perfil ilustrativo)
Páramo Interactive S.A.S. es un estudio ilustrativo de Bogotá, de doce personas, que desarrolló un juego de aventura para PC y consolas y lo licenció a dos editores: uno con sede en Estados Unidos, que paga en dólares, y otro con sede en Europa, que paga en euros. El estudio conserva la propiedad intelectual y cobra una regalía por cada copia vendida.
El contrato fija lo habitual del sector: un anticipo ya pagado, una tasa de regalía sobre los ingresos netos y liquidaciones trimestrales. Cada editor envía un informe con las ventas brutas, las comisiones de las tiendas digitales de consola y PC, el saldo del anticipo y la regalía resultante. El estudio nunca ve las ventas directamente.
¿Por qué las regalías complican más la tesorería que una factura de servicios?
Porque el monto lo calcula el editor, llega con retraso y puede venir recortado por una retención. Una factura de servicios se emite y se cobra; una regalía se verifica, se concilia contra un informe y solo entonces se convierte en caja.
Cómo leer una liquidación de regalías: de las ventas brutas al pago neto
Una liquidación de regalías es el informe periódico con el que el editor explica cuánto vendió el juego y cuánto debe pagar al estudio, y se lee de arriba abajo en cuatro pasos: ventas brutas, comisiones de tiendas, tasa de regalía y recoupment. Cada línea debe poder conciliarse con el contrato y con los reportes de las tiendas.
El primer paso son las ventas brutas del trimestre, lo que pagaron los jugadores. El segundo es la comisión de las tiendas digitales, que se descuenta antes de calcular la regalía. El tercero aplica la tasa de regalía pactada sobre el ingreso neto. El cuarto es el recoupment: el editor recupera el anticipo ya pagado con cargo a las regalías devengadas, y solo paga efectivo cuando ese saldo llega a cero.
La Tabla 1 aplica esos pasos a la liquidación del tercer trimestre de 2026 del editor estadounidense. Todas las cifras son supuestos del ejemplo, no tarifas de mercado ni precios de Soulbit.
| Línea de la liquidación | Cálculo (supuesto) | Monto en USD |
|---|---|---|
| Ventas brutas del trimestre | Informe del editor | 400.000 |
| Comisiones de las tiendas digitales | 30% de 400.000 | 120.000 |
| Ingresos netos base de regalía | 400.000 menos 120.000 | 280.000 |
| Regalía devengada | 25% de 280.000 | 70.000 |
| Recoupment del anticipo pendiente | Saldo sin recuperar al inicio | 40.000 |
| Regalía pagadera antes de retención | 70.000 menos 40.000 | 30.000 |
| Retención en origen | 30% de 30.000 | 9.000 |
| Neto que recibe el estudio | 30.000 menos 9.000 | 21.000 |
La aritmética se verifica de arriba abajo: 400.000 menos 120.000 da 280.000; el 25% de 280.000 es 70.000; restar el saldo de 40.000 deja 30.000, y el 30% de esa cifra es 9.000. El estudio recibe 21.000 dólares, no los 70.000 que devengó. La diferencia no es un error: son 40.000 que recuperan el anticipo y 9.000 que se quedan en la retención.
Retención en origen: qué descuenta el editor y por qué el W-8BEN-E importa
La retención en origen es el impuesto que el pagador descuenta en su propio país antes de enviar la regalía. En Estados Unidos, la tarifa general es del 30% sobre las regalías de fuente estadounidense pagadas a una persona o entidad extranjera, según la Publicación 515 del IRS. Un convenio vigente puede reducirla.
La DIAN no incluye a Estados Unidos entre los convenios vigentes de Colombia, según su listado oficial de convenios tributarios internacionales. Por eso Páramo Interactive no puede pedir una tarifa reducida al editor estadounidense y asume el 30%. La guía sobre convenios de doble tributación de Colombia explica cómo se verifica cada país.
Lo que sí controla el estudio es la documentación. Una sociedad entrega al editor el formulario W-8BEN-E, cuyas instrucciones oficiales del IRS piden país de residencia, tipo de entidad y número de identificación tributaria. Sin formulario válido, el editor retiene por defecto y puede pausar el pago. El formulario de personas naturales, el W-8BEN, se explica en la guía del W-8BEN para contratistas de LATAM.
¿Y el editor europeo, retiene lo mismo?
No necesariamente. La retención del editor europeo depende de la ley de su país y de si existe convenio con Colombia. La DIAN lista convenios vigentes con España, Suiza, Reino Unido, Italia, Francia, Portugal y República Checa, entre otros. En el ejemplo se supone que el editor europeo no retiene; es un supuesto, no una regla, y cada contrato exige su verificación.
Hay una cautela: si el contrato es en realidad una venta de copias y no una licencia, el pago puede clasificarse distinto a una regalía, y esa calificación corresponde al asesor tributario.
Crédito por impuestos pagados en el exterior: el artículo 254 del Estatuto Tributario
El artículo 254 del Estatuto Tributario permite a las sociedades nacionales descontar de su impuesto de renta colombiano el impuesto pagado en el exterior sobre rentas de fuente extranjera. El descuento tiene límites: no puede superar el impuesto colombiano que corresponde a esa misma renta.
Sin ese descuento, las regalías pagarían impuesto dos veces: 30% retenido en Estados Unidos y la tarifa de renta en Colombia. Con él, la retención se convierte en un anticipo del impuesto colombiano. Una versión simplificada, para la regalía de 30.000 dólares, con una tasa de cambio supuesta de 4.000 pesos por dólar y una tarifa de renta supuesta del 35%, funciona así.
Para simplificar, el ejemplo toma solo los 30.000 dólares liquidados tras descontar el anticipo; la renta fiscal colombiana se reconoce por devengo (aquí, los 70.000 dólares de regalía), así que el límite real del descuento lo calcula el contador. Con esa simplificación, la renta es de 120.000.000 de pesos y el impuesto colombiano sobre ella, de 42.000.000. La retención pagada fue de 36.000.000 (9.000 dólares). Como esa cifra es menor que el límite, el descuento cubre los 36.000.000 y el estudio paga 6.000.000 adicionales en Colombia. El cálculo real descuenta costos y gastos proporcionales, y el contador debe hacerlo.
El descuento se aplica en la declaración anual de renta, no trimestre a trimestre, y exige conservar el comprobante de la retención. Por eso la conciliación de cada pago importa: cada informe de liquidación y cada comprobante son el soporte del crédito, y deben archivarse juntos.
Cobrar regalías del exterior: régimen cambiario y flujo de caja trimestral
Cobrar regalías del exterior en Colombia exige revisar el régimen cambiario antes de elegir el canal de recepción, porque no toda operación en divisas se trata igual. La guía sobre el régimen cambiario colombiano describe qué operaciones son de forzosa canalización y cuáles pertenecen al mercado libre.
Esta guía no afirma si las regalías de licencias de software o videojuegos son de canalización obligatoria. Esa calificación depende de la norma cambiaria y del tipo de contrato, y debe confirmarla el estudio con su intermediario del mercado cambiario o con un asesor cambiario antes del primer cobro. Verifique el dato en el Banco de la República.
El otro problema es de caja. El editor paga una vez por trimestre y con retraso: el informe llega semanas después del cierre y el pago, aún más tarde. La Tabla 2 recorre un trimestre con plazos supuestos.
| Momento (supuesto) | Hito | Qué hace el estudio |
|---|---|---|
| Día 0: cierre del trimestre | Termina el periodo de ventas | Registra la regalía esperada con base en sus propios datos de tiendas |
| Día 45 | Llega el informe de liquidación | Cotejarlo con el contrato, la tasa y el saldo del anticipo |
| Día 60 | El editor paga, con la retención descontada | Conciliar el pago contra el informe y guardar el comprobante de retención |
| Días siguientes | El saldo queda disponible | Decide cuánto mantener en dólares y cuánto convertir |
| Cierre del año fiscal | Declaración de renta | El contador aplica el descuento del artículo 254 |
Con las cifras del ejemplo, el estudio recibe 21.000 dólares del editor estadounidense y 24.000 euros del europeo (20% de 120.000 euros de ingresos netos, sin retención). Con una tasa supuesta de 4.000 pesos por dólar y 4.600 por euro, son 84.000.000 y 110.400.000 pesos: 194.400.000 en total.
Si los costos fijos de los doce empleados suman 55.000.000 de pesos al mes, ese cobro cubre unos 3,5 meses. El siguiente llega a los tres meses, así que el margen es de medio mes. Para la cotización de la tasa del día, la guía de la TRM de la DIAN explica cómo contabilizarla.
Cómo recibir las regalías con Soulbit: de la liquidación a la cuenta en pesos
Soulbit permite a Páramo Interactive recibir el pago del editor en un saldo en dólares o en USDC bajo custodia institucional, y moverlo a pesos cuando le convenga. El flujo tiene cuatro pasos, y el estudio decide en cuál se detiene.
El primero es el cobro. El estudio comparte con el editor un link de pago o los datos de recepción habilitados para su saldo, según lo que admita cada moneda, y el soporte humano de Soulbit orienta esa elección. El segundo es la conciliación: el pago recibido se contrasta con el informe y con el comprobante de retención.
El tercero es la decisión de caja. El estudio puede mantener parte del saldo en USDC o USDT, o en dólares, para cubrir los meses sin cobro, y convertir solo lo necesario. El cuarto es la conversión por cotización OTC bajo petición, sin libro de órdenes público, y la dispersión a cuentas bancarias colombianas por el rail local para nómina y proveedores.
Un límite práctico: que el editor acepte pagar por link o a otra cuenta depende de sus procesos de proveedores. El estudio debe preguntarlo al negociar el contrato.
Qué entrega el V1 de Soulbit y qué no
El V1 de Soulbit entrega saldo en stablecoins (USDC y USDT) y en fiat (USD, EUR y GBP) con custodia institucional, KYB, payment links, QR de cobro, conversión OTC por cotización bajo petición, dispersión a cuentas colombianas por el rail bancario local, nómina por lote y soporte humano. El rail local opera solo en Colombia.
Soulbit no entrega, en cambio, lo que el caso podría hacer suponer. No calcula la retención en origen ni liquida regalías. No genera el comprobante de retención ni el cálculo del artículo 254, que siguen a cargo del editor, el contador y el estudio. No concilia contra los informes de las tiendas. No ofrece integración por API con sistemas contables, conversión automática, tarjeta ni rendimiento sobre el saldo.
Tampoco se afirma una ventaja de precio: no existe un tarifario cerrado que la sustente, y la conversión se cotiza caso por caso.
Preguntas frecuentes
¿Qué retención aplica un editor de Estados Unidos a las regalías que paga a un estudio colombiano?
Por regla general, un editor de Estados Unidos retiene el 30% de las regalías de fuente estadounidense que paga a una persona o entidad extranjera, según la Publicación 515 del IRS. Una tarifa menor exige un convenio vigente entre ambos países, y la DIAN no lista un convenio vigente entre Colombia y Estados Unidos, así que el estudio colombiano no puede reclamar una tarifa reducida.
¿Qué formulario debe entregar un estudio colombiano constituido como S.A.S. al editor estadounidense?
Un estudio constituido como sociedad entrega el formulario W-8BEN-E, no el W-8BEN, que es para personas naturales. Sin un formulario válido, el editor aplica la retención por defecto del 30% y, además, puede retrasar el pago hasta recibir la documentación completa.
¿Puede el estudio descontar en Colombia la retención que le aplicó el editor extranjero?
El artículo 254 del Estatuto Tributario permite a una sociedad colombiana descontar de su impuesto de renta el impuesto pagado en el exterior sobre rentas de fuente extranjera, con límites ligados al impuesto colombiano de esa misma renta. Para sustentarlo, el estudio necesita el certificado o comprobante de la retención que emita el editor, y su contador debe confirmar el cálculo.
¿Qué es el recoupment en una liquidación de regalías de videojuegos?
El recoupment es la recuperación del anticipo: el editor descuenta de las regalías devengadas el adelanto que ya pagó al estudio y solo paga efectivo cuando el saldo del anticipo llega a cero. Hasta entonces, la liquidación puede mostrar regalías devengadas sin pago, y el estudio debe llevar su propio control del saldo pendiente.
¿Soulbit calcula la retención o liquida las regalías del estudio?
Soulbit no calcula la retención en origen, no liquida regalías ni sustituye al contador. Resuelve el movimiento del dinero: recibir el pago por payment link o en saldo habilitado, mantenerlo en USDC o en dólares, convertirlo por cotización OTC bajo petición y dispersarlo a cuentas bancarias colombianas.
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