Cesantías: qué debe provisionar y pagar el empleador

Cada febrero, el área financiera de una PYME colombiana enfrenta el mismo sobresalto de caja: consignar de golpe las cesantías de todos sus trabajadores a un fondo, además de pagarles sus intereses por separado apenas unas semanas antes. Si el cálculo mensual no se hizo bien durante el año, el valor de febrero llega más grande de lo previsto.

En Soulbit Academy tratamos las cesantías desde la perspectiva del empleador, no desde la del trabajador que busca cómo retirarlas para vivienda o educación. El objetivo es que el área financiera de una empresa de 10 a 100 empleados sepa cuánto provisionar cada mes, cuándo paga qué y a quién, y qué pasa si un plazo se pasa por alto. No cubre el trámite de retiro parcial que hace el trabajador ante su fondo, un procedimiento distinto que no depende del empleador.

Qué son las cesantías y qué debe provisionar el empleador cada mes

Las cesantías son una prestación social equivalente, en términos generales, a un mes de salario por cada año de servicio, que el empleador colombiano debe reconocer a todo trabajador vinculado por contrato de trabajo. El cálculo estándar toma el último salario mensual, incluido el auxilio de transporte cuando el trabajador tiene derecho a él, multiplicado por los días trabajados en el año y dividido entre 360.

Aunque el pago externo ocurra una sola vez al año, el pasivo se genera mes a mes. Una práctica extendida en contabilidad de nómina es provisionar contablemente cada mes un valor cercano al 8,33% del salario, equivalente a una doceava parte, precisamente para que el desembolso de febrero no aparezca como un gasto sorpresa en el flujo de caja. Esa provisión mensual es una convención contable, no una consignación externa: el dinero sigue en la caja de la empresa hasta que toca pagarlo.

¿Debe la empresa provisionar las cesantías cada mes o basta con calcularlas una vez al año?

Las cesantías deben provisionarse contablemente cada mes, aunque el pago o la consignación externa solo ocurran una o dos veces al año. Cesantías e intereses son un pasivo laboral que crece con cada nómina liquidada, y postergar su cálculo hasta enero suele generar diferencias frente al valor real acumulado, además de un golpe de caja evitable.

Los dos regímenes de cesantías en Colombia: cuál aplica a su empresa

En Colombia conviven dos regímenes de cesantías, y el que aplica a cada trabajador depende de la fecha en que se vinculó, no de una elección libre del empleador. El régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo sigue rigiendo los contratos anteriores a la entrada en vigor de la Ley 50 de 1990 cuyo trabajador no se acogió por escrito al nuevo esquema. El régimen especial de la Ley 50 de 1990, con fondo privado y sin retroactividad, es obligatorio para todo contrato firmado después de esa ley.

La diferencia práctica es dónde queda el dinero y cuándo sale del balance de la empresa. En el régimen tradicional, el empleador guarda el pasivo de cesantías en su propia contabilidad y lo paga directamente al trabajador cuando termina el contrato, calculado sobre el último salario, lo que puede hacer crecer el pasivo con cada aumento salarial. En el régimen de la Ley 50 de 1990, el empleador consigna el valor causado cada año a un fondo privado elegido por el trabajador, y ese pasivo sale del balance apenas se hace la consignación.

Aspecto	Régimen tradicional (CST)	Régimen Ley 50 de 1990
A quién aplica	Contratos anteriores a 1991 sin adhesión escrita al nuevo régimen	Contratos posteriores a la ley y quienes se acogieron por escrito
Dónde queda el dinero	En la contabilidad del empleador, sin fondo externo	En el fondo de cesantías que elige el trabajador
Cuándo se paga al trabajador	Al terminar el contrato, con retroactividad sobre el último salario	Anualmente al fondo, sin retroactividad
Riesgo principal para el empleador	Pasivo retroactivo que crece con cada aumento salarial	Obligación de consignar a tiempo cada 14 de febrero

Hoy la gran mayoría de los trabajadores colombianos, y prácticamente todos los que se vinculan a una PYME desde 2026, quedan bajo el régimen de la Ley 50 de 1990. El régimen tradicional solo sigue vivo en contratos muy antiguos que no cambiaron de esquema, algo cada vez menos frecuente en el universo de empresas de 10 a 100 empleados.

Cuándo consignar las cesantías al fondo: el plazo del 14 de febrero

El empleador bajo el régimen de la Ley 50 de 1990 debe consignar el valor de cesantías causado el año anterior en el fondo que eligió cada trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. Así lo fija el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, que dispone que la consignación se haga antes del 15 de febrero, es decir, a más tardar el día calendario anterior.

Si el empleador incumple ese plazo, la misma norma lo obliga a pagar al trabajador un día de salario por cada día de retardo, contado desde el 15 de febrero. En una empresa con varios trabajadores y un salario promedio medio, ese valor crece rápido: un atraso de dos meses en la consignación de un trabajador que gana 3.000.000 de pesos mensuales equivale a un día de salario de 100.000 pesos multiplicado por cada día corrido de mora.

Esa sanción no opera como una multa administrativa que cobre una entidad del Estado. En la práctica, el trabajador debe reclamarla ante el empleador y, si no hay acuerdo, demandarla ante un juez laboral, lo que la convierte en un riesgo de litigio acumulado más que en un cobro automático. Eso no la vuelve menos real: el pasivo por mora corre desde el primer día de retardo, así la reclamación llegue meses o años después.

Intereses de cesantías: el 12% anual y el plazo del 31 de enero

El empleador colombiano paga directamente al trabajador, nunca al fondo, un interés del 12% anual sobre el saldo de cesantías a 31 de diciembre de cada año, además de consignar el capital al fondo respectivo. Esta obligación separada nace de la Ley 52 de 1975, y su plazo de pago vence el 31 de enero del año siguiente, dos semanas antes que el de la consignación del capital.

Si el contrato termina antes de fin de año, el interés se paga proporcional al tiempo trabajado dentro del mes siguiente a la liquidación parcial o al retiro del trabajador. Cuando el empleador no paga el interés a tiempo, la misma ley lo obliga a cancelar al trabajador un valor adicional igual al de los intereses causados, a título de indemnización, lo que en la práctica duplica el costo de un atraso.

¿Qué pasa si la empresa nunca ha consignado cesantías porque siempre paga por régimen tradicional?

Si todos los contratos de la empresa son posteriores a 1991, o si los trabajadores antiguos ya se acogieron por escrito al nuevo esquema, no existe ese caso: la consignación anual al fondo es obligatoria y no queda a discreción del empleador. El régimen tradicional solo sobrevive en contratos puntuales muy antiguos, y conviene verificar caso por caso antes de asumir que una nómina completa está bajo ese esquema.

Obligación	A quién se paga	Fecha límite	Sanción por incumplimiento
Consignación del capital de cesantías	Fondo de cesantías elegido por el trabajador	14 de febrero	Un día de salario por cada día de retardo
Pago de intereses de cesantías	Directamente al trabajador	31 de enero	Valor adicional igual a los intereses causados
Liquidación final de cesantías	Directamente al trabajador	Al terminar el contrato	Intereses moratorios y posible demanda laboral

Quién queda excluido del régimen general de cesantías

Los trabajadores con salario integral no reciben cesantías como un pago aparte, porque ya están compensadas de antemano dentro de su remuneración. El salario integral, regulado en el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo, exige un salario ordinario superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes más un factor prestacional que no puede ser inferior al 30% de esa suma. Ese factor compensa por adelantado recargos, primas legales y extralegales, y las cesantías con sus intereses.

En 2026, con el salario mínimo mensual legal vigente en 1.750.905 pesos, el umbral de 10 salarios mínimos equivale a 17.509.050 pesos mensuales antes de sumar el factor prestacional del 30%. Un trabajador por debajo de ese nivel no puede pactar salario integral, y sigue recibiendo sus cesantías bajo el régimen general.

¿Un trabajador con salario integral puede reclamar cesantías además de su salario mensual?

Un trabajador con salario integral no puede reclamar cesantías además de su salario mensual, salvo que la empresa lo haya pactado por escrito de otra forma, porque el factor prestacional del 30% ya incorpora el valor de las cesantías y sus intereses dentro del pago mensual. La única prestación que el salario integral no cubre y que sigue pagándose aparte son las vacaciones, que se calculan sobre la totalidad del salario pactado.

Qué pasa con las cesantías al terminar el contrato: la liquidación final

Cuando un contrato termina, el empleador debe liquidar y pagar directamente al trabajador, sin pasar por el fondo, la fracción de cesantías causada desde el 1 de enero hasta la fecha de terminación, junto con el interés proporcional de ese mismo periodo. Esta obligación es independiente del calendario anual del 14 de febrero y del 31 de enero: corre siempre que un trabajador sale de la empresa, sin importar el mes.

Ese pago final suele ser el momento en que un error acumulado durante el año se vuelve visible, porque el trabajador puede revisar el detalle de su liquidación y detectar si el salario base usado para el cálculo excluyó algún pago variable que debía incluirse. Para una empresa que rota personal con frecuencia, cada liquidación es una oportunidad de corrección, pero también de exposición si el cálculo mensual venía mal desde el principio.

Qué automatiza Soulbit en el pago de estas prestaciones y qué no

Soulbit no calcula ni liquida cesantías ni intereses de cesantías; ese cálculo sigue a cargo del empleador o de su software de nómina, igual que ocurre con la PILA de seguridad social. Lo que Soulbit automatiza es el paso siguiente: mantener saldo en stablecoins como USDC y USDT y en monedas fiat como COP, USD, EUR y GBP, convertir entre ellas y dispersar el valor neto ya calculado hacia las cuentas bancarias colombianas de los trabajadores, con procesos de KYB y de prevención de lavado de activos.

Esa dispersión aplica tanto a la nómina recurrente como a un pago único, como la liquidación final de un trabajador que sale de la empresa. Repasamos ese flujo con más detalle en cómo pagar la nómina en Colombia y en pagar nómina en stablecoins y COP en Colombia. El software que sí debe calcular cesantías, intereses y las demás prestaciones lo tratamos en software de nómina en Colombia: qué debe cubrir.

Para una PYME que además paga el 4x1000 sobre cada consignación que hace, ese costo bancario adicional entra en la cuenta completa del costo de nómina, un tema que desarrollamos en 4x1000 y GMF para empresas en Colombia. Un ejemplo completo de cómo se suman todos estos costos en una empresa real está en el caso de una PYME colombiana de 30 empleados.