Nómina mixta: empleados y contratistas en un solo ciclo de pago

Una PYME con cuarenta empleados y quince contratistas fijos paga a todos el día treinta. El área de nómina liquida los salarios, calcula los aportes y genera la nómina electrónica. El área que contrató los servicios recibe las facturas o cuentas de cobro, verifica que estén completas y las aprueba. Ambos flujos terminan en el mismo lote de pago, pero llegan por caminos distintos, con documentos distintos y con retenciones distintas. Tratar ese lote como si fuera una sola cosa es el error que después complica una auditoría.

En Soulbit Academy tratamos este tema porque la mayoría de las empresas con equipo mixto termina resolviendo el pago en una hoja de cálculo que mezcla dos lógicas diferentes. Soulbit es un riel de pago y tesorería en stablecoins para empresas: dispersa el dinero de ambos colectivos en el mismo lote, pero no sustituye el trabajo de calcular, retener y documentar que ocurre antes de que ese lote se cargue.

Qué es una nómina mixta y por qué complica el ciclo de pago

Una nómina mixta es el ciclo de pago periódico de una empresa que dispersa fondos a dos colectivos con naturaleza jurídica distinta en la misma fecha: empleados bajo contrato de trabajo y contratistas bajo un contrato de prestación de servicios. La frontera entre ambas figuras ya la explicamos en contratista vs empleado en LATAM; aquí el punto de partida es que esa clasificación ya está resuelta y lo que queda por resolver es la operación del pago.

La complicación no está en transferir el dinero: está en todo lo que ocurre antes. El salario se liquida con novedades de nómina, ausencias y horas extra; la factura de un contratista se valida contra un contrato y un entregable. El salario retiene por una tabla; el servicio retiene por otra. El salario se soporta con nómina electrónica; el servicio, con factura o documento equivalente. Cuando la empresa junta los dos flujos en un solo archivo sin distinguirlos, arrastra ese desorden hasta el momento de dispersar.

Cómo sincronizar el calendario de nómina de empleados y contratistas

Un calendario de nómina mixta funciona con una fecha de dispersión común y dos calendarios internos distintos que convergen en ella. Para los empleados, el calendario cierra con las novedades del período: ausencias, incapacidades, horas extra y cualquier variación que afecte el neto a pagar. Para los contratistas, el calendario cierra con la entrega y aprobación de la factura o cuenta de cobro correspondiente al servicio prestado.

Algunas empresas resuelven parte de esta complejidad delegando la nómina de un país a un tercero especializado; comparamos esa alternativa frente a contratar directamente en employer of record vs contratista en Colombia.

¿Conviene pagar a empleados y contratistas exactamente el mismo día del mes?

No es obligatorio, pero sí conviene por control: reduce el número de veces que finanzas toca la cuenta y facilita la conciliación mensual. Para lograrlo sin atropellar ningún trámite, la práctica habitual es fijar dos fechas de corte previas (una para el cierre de novedades de nómina y otra, normalmente unos días antes, para la entrega de facturas de contratistas) y una sola fecha de dispersión posterior a ambas. El procedimiento completo de liquidación de la parte laboral está en cómo pagar la nómina en Colombia.

Los soportes documentales no son intercambiables

El documento que respalda el pago depende de la naturaleza del vínculo, no del medio que se use para transferir el dinero. En Colombia, el pago a un empleado se soporta con el documento soporte de pago de nómina electrónica que exige la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, y debe transmitirse dentro de los primeros diez días del mes siguiente al pago. El pago a un contratista, en cambio, se soporta con una factura electrónica o un documento equivalente bajo el sistema de facturación que desarrolla la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN.

En México ocurre algo parecido con otro nombre. El pago a un empleado se soporta con un CFDI de nómina que incluye el complemento de nómina exigido por el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, según detalla la guía de llenado del comprobante de nómina del SAT. El pago a un contratista se soporta con un CFDI por honorarios o por actividad empresarial, sin ese complemento. El nombre del documento cambia de país en país; el principio no cambia en ninguno.

País	Soporte del pago a empleados	Soporte del pago a contratistas	Particularidad del plazo
Colombia	Documento soporte de nómina electrónica ante la DIAN	Factura electrónica o documento equivalente del sistema de facturación	La nómina electrónica se transmite dentro de los primeros diez días del mes siguiente al pago
México	CFDI de nómina con su complemento de nómina	CFDI por honorarios o por actividad empresarial, sin complemento de nómina	El CFDI de nómina suele timbrarse a más tardar el día hábil siguiente al pago
Regla general en la región	El soporte lo define la naturaleza laboral del vínculo	El soporte lo define el régimen fiscal del contratista	Cambiar el riel de pago no cambia el documento que hay que emitir

El flujo de aprobación antes de dispersar

Cada colectivo llega al lote de pago con su propia cadena de aprobación, y unificar el pago no significa unificar quién lo autoriza. Para los empleados, el área de nómina o de recursos humanos aprueba la liquidación final: verifica novedades, calcula el neto y confirma que la cifra corresponde a lo trabajado en el período. Para los contratistas, el área que contrató el servicio aprueba que el trabajo se entregó conforme a lo pactado y que la factura o cuenta de cobro coincide con el contrato vigente.

¿Quién da el visto bueno final antes de que salga el dinero?

Normalmente tesorería o finanzas, y su función no es recalcular lo que ya aprobaron nómina y el área contratante, sino verificar que cada partida del lote lleva su soporte correspondiente adjunto. Un empleado sin liquidación aprobada o un contratista sin factura vigente no debería entrar al archivo de dispersión, sin importar cuánto apure el calendario. La guía operativa completa para pagar a este segundo colectivo está en pagar freelancers en Colombia: guía operativa.

Retenciones: quién retiene qué y cuándo

La retención que corresponde a un empleado y la que corresponde a un contratista no son la misma tabla ni se calculan con la misma lógica, aunque las practique la misma empresa pagadora. Al salario se le aplica la retención en la fuente por ingresos laborales, calculada mes a mes según la tabla vigente y ejecutada casi siempre por el software de nómina. Al pago de un contratista se le aplica la retención en la fuente por servicios u honorarios, con porcentajes propios que dependen del tipo de servicio y del régimen fiscal de quien lo presta.

Ambas retenciones deben quedar aplicadas antes de que el monto neto entre al archivo de dispersión: Soulbit Salaries recibe y paga la cifra que la empresa ya calculó, no calcula la retención por su cuenta. Confundir las dos tablas, o aplicarle a un contratista la retención pensada para salarios, no es un error menor: distorsiona tanto el pago neto como el reporte que la empresa presentará después ante la autoridad tributaria.

Cómo se dispersa la nómina mixta en un solo lote de pago

La nómina mixta se dispersa en un solo archivo con montos netos y datos de cada destinatario, sin distinguir si la persona es empleada o contratista, una vez aprobada la liquidación, validadas las facturas y aplicadas las retenciones. Soulbit Salaries permite cargar ese archivo y ejecutar la dispersión masiva a múltiples beneficiarios en stablecoins el mismo día, con un identificador on-chain por cada envío que sirve para conciliar después. El formato del archivo y el paso a paso de la carga se explican en nómina por lote: del archivo a la dispersión.

En Colombia existe además rail bancario local para llevar esos fondos a pesos cuando el beneficiario necesita moneda nacional en su cuenta. Fuera de Colombia, la V1 no ofrece ese mismo rail local, así que el destinatario recibe el saldo en stablecoin o en las divisas fiat disponibles.

Paso del ciclo	Colectivo empleados	Colectivo contratistas
Origen del monto a pagar	Liquidación del software de nómina o del contador	Cuenta de cobro o factura aprobada por el área que contrató el servicio
Retención aplicada antes de cargar el archivo	Retención en la fuente por salarios, según la tabla vigente	Retención en la fuente por servicios u honorarios
Documento que queda archivado por la empresa	Nómina electrónica transmitida a la DIAN	Factura electrónica o cuenta de cobro con sus soportes
Frecuencia típica	Fecha fija recurrente, normalmente mensual o quincenal	Contra entrega, hito o factura periódica
Lo que Soulbit Salaries automatiza	Carga del archivo y ejecución del pago en stablecoin el mismo día	Carga del archivo y ejecución del pago en stablecoin el mismo día
Lo que Soulbit Salaries no automatiza	El cálculo de la nómina ni la transmisión de la nómina electrónica	El cálculo de la retención ni la validación fiscal de la factura

Qué entrega Soulbit V1 y qué no

Soulbit Salaries dispersa pagos masivos en stablecoins, USDC y USDT, a los destinatarios que la empresa cargue en el archivo de nómina mixta, sea cual sea la naturaleza de cada uno. El rail bancario local para convertir a moneda nacional existe únicamente en Colombia; en el resto de la región el pago llega en stablecoin o en las divisas fiat que la cuenta admite.

Lo que la V1 no hace es igual de relevante para este ciclo. No calcula la nómina de los empleados ni la retención de los contratistas. No genera ni transmite la nómina electrónica ante la DIAN, ni valida la factura electrónica de un contratista ante ninguna autoridad: esas obligaciones siguen en el software de nómina o en el contador de la empresa. Tampoco existe hoy una integración vía API o SDK con el ERP de la empresa, así que el archivo de dispersión se prepara y se carga de forma manual. La conversión de cripto a fiat, cuando se necesita, se hace por cotización bajo petición y no de forma automática dentro del ciclo de nómina.