Cómo pagar freelancers en Colombia: guía para empresas

Cuando una empresa colombiana empieza a trabajar con freelancers, la primera pregunta rara vez es cuánto pagarles. Es cómo. ¿Reciben cuenta de cobro o deben facturar? ¿Se les retiene algo antes del pago? ¿Y si el freelancer vive fuera del país? El área de compras improvisa la respuesta contrato por contrato, y cada improvisación es un punto donde el pago se atrasa o el gasto queda sin soporte ante la DIAN.

En Soulbit Academy ya separamos la clasificación laboral, en contratista vs. empleado en LATAM, y la seguridad social del contratista, en UGPP y seguridad social para independientes. Esta guía asume que esa clasificación ya está resuelta y se concentra en lo que queda: qué documento sustenta el pago, qué retención corresponde practicar y por qué canal debe llegar el dinero según dónde vive el freelancer.

Pagar freelancers en Colombia no es aplicar una nómina simplificada

Un freelancer que factura por prestación de servicios no está en nómina. No hay salario, ni prestaciones sociales, ni nómina electrónica por esa persona: hay honorarios, un documento de cobro y, cuando corresponde, retención en la fuente. La línea que separa esta figura de un contrato de trabajo es la subordinación, y confundirla tiene consecuencias que van mucho más allá del área de pagos.

Esa clasificación, con sus señales de riesgo y su contraste con el tratamiento de nómina electrónica ante la DIAN, ya está desarrollada en las dos guías enlazadas arriba. Aquí se da por hecha: si todavía tiene dudas sobre si su freelancer debería estar en nómina, resuélvalas antes de seguir, porque el resto de esta guía asume una relación civil bien definida.

Antes de pagar por primera vez a un freelancer, la empresa también debe estar verificada como cliente empresarial. Ese proceso de KYB y los documentos que suele pedir cada entidad están en el checklist de KYB para abrir la cuenta, otro punto que tampoco se repite aquí.

Con la relación clara, quedan tres decisiones operativas para cada pago: el documento que lo sustenta, la retención que se practica y el canal por el que llega el dinero. Las tres se repiten en cada ciclo de pago, así que vale la pena resolverlas una vez y dejarlas por escrito en el proceso de compras.

El documento que sustenta el pago a un freelancer colombiano

No todo freelancer factura. La obligación de expedir factura electrónica depende de los ingresos y de la actividad, y buena parte de los freelancers colombianos, sobre todo los que recién empiezan, no está obligada a facturar. Ahí es donde muchas empresas se confunden sobre qué papel realmente respalda el gasto.

Cuando el freelancer no factura, lo habitual es que entregue una cuenta de cobro: un documento simple con sus datos, el servicio prestado y el valor, que no es una factura de venta ni un documento equivalente según el Estatuto Tributario. Por sí sola, esa cuenta de cobro no siempre basta para sustentar el costo o la deducción ante la DIAN. Para eso existe el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que regula la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN: un documento electrónico que genera la propia empresa que paga, no el freelancer, dentro de un plazo definido por operación o de forma acumulada por semana con el mismo proveedor.

Cuando el freelancer sí factura electrónicamente, esa factura reemplaza tanto a la cuenta de cobro como al documento soporte: ya trae consigo el respaldo fiscal completo.

Documento	Quién lo genera	Cuándo aplica	Qué respalda
Cuenta de cobro	El freelancer	No está obligado a facturar electrónicamente	El cobro en sí, pero no basta sola ante la DIAN
Documento soporte (DSNO)	La empresa que paga	El freelancer no factura y la empresa necesita respaldar el gasto	El costo o la deducción en la declaración de renta
Factura electrónica de venta	El freelancer	Está obligado a facturar o factura de forma voluntaria	Sustituye por completo a la cuenta de cobro y al documento soporte

¿Necesito pedirle factura electrónica a todos mis freelancers?

No. Solo puede exigirla si el freelancer está efectivamente obligado a expedirla o decide hacerlo de forma voluntaria. Si no lo está, el flujo correcto no es presionarlo para que facture, sino que la propia empresa genere el documento soporte dentro de los plazos que fija la norma. Exigir una factura a quien no puede expedirla legalmente no resuelve el respaldo fiscal, solo retrasa el pago.

La retención en la fuente al pagar honorarios a freelancers colombianos

Cuando la empresa que paga es una persona jurídica o un agente retenedor, debe practicar retención en la fuente sobre los honorarios antes de girar el pago. La tarifa depende de si el freelancer factura como persona natural o a través de una persona jurídica, y en el primer caso, de cuánto le ha pagado ese mismo contratante durante el año.

Sobre honorarios y comisiones a personas naturales, el artículo 392 del Estatuto Tributario y el artículo 1.2.4.3.1 del Decreto 1625 de 2016 fijan una tarifa del 10% mientras los pagos acumulados en el año, del mismo contratante al mismo freelancer, no superen 3.300 UVT. Con la UVT de 2026 en 52.374 pesos, fijada por la Resolución 000238 de 2025 de la DIAN, ese umbral equivale a 172.834.200 pesos. Superado ese monto, la tarifa sube al 11% desde el pago que lo excede. Si el freelancer facturó a través de una sociedad, la tarifa es del 11% desde el primer peso, sin importar el monto acumulado.

Esa retención es independiente de la obligación de seguridad social del freelancer. La empresa retiene sobre el valor del servicio, pero no calcula ni paga los aportes a salud y pensión del contratista: esa cotización, sobre el 40% del valor mensualizado del contrato, y la obligación de verificarla antes de pagar, están explicadas con el detalle completo en la guía de UGPP y seguridad social para contratistas, que no se repite aquí.

¿Qué pasa si pago sin retener lo que corresponde?

La empresa arriesga la deducción de ese gasto en su declaración de renta y puede ser objeto de sanción por parte de la DIAN por no practicar la retención debida. El remedio no es dejar de pagarle al freelancer mientras se resuelve la duda, sino corregir el cálculo, ajustar la retención en el siguiente pago si es posible y presentar la declaración de retenciones con el valor correcto.

Por qué canal pagarle a un freelancer, según dónde vive

El canal para pagarle a un freelancer colombiano depende de dónde vive, no solo de su preferencia: transferencia bancaria local, giro internacional o saldo en stablecoin. La primera vía, la transferencia bancaria local, funciona bien cuando el freelancer tiene cuenta en Colombia: liquida en el mismo día o al siguiente hábil y no cambia nada del análisis de retención y de aportes anterior.

La segunda vía es el giro internacional, que aplica cuando el freelancer reside fuera de Colombia, con plazos de varios días hábiles y un costo que suele ser más alto que el de una transferencia local. El Banco Mundial, en su reporte Remittance Prices Worldwide, mide un costo promedio del 6,36% sobre el valor remitido y de cerca del 15% cuando el canal es puramente bancario. Además, el régimen tributario aplicable a un freelancer no residente es distinto del que se describió arriba para un freelancer colombiano: cambia qué se considera ingreso de fuente colombiana y quién queda obligado a retener, así que ese caso conviene resolverlo con su asesor antes de fijar el método de pago, no después.

La tercera vía, usada por empresas que pagan a freelancers dentro y fuera de Colombia con el mismo proceso, es mantener saldo en una stablecoin como USDC o USDT y pagar directamente desde ahí, o convertir a pesos para el freelancer que prefiere recibir en su banco local. La liquidación en la red ocurre en minutos una vez se envía el pago, lo que evita la espera de un giro internacional, pero no cambia ni la retención ni la obligación del freelancer de declarar y pagar sus propios impuestos y aportes.

Método	Cuándo tiene sentido	Tiempo típico	Qué revisar antes de usarlo
Transferencia bancaria local	Freelancer con cuenta en Colombia	Mismo día o siguiente hábil	Retención en la fuente y verificación de aportes
Giro internacional	Freelancer que reside fuera de Colombia	Varios días hábiles	Régimen tributario distinto y costo del canal bancario
Saldo en stablecoin (USDC o USDT)	Freelancer que acepta recibir o convertir a pesos	Minutos una vez enviado el pago	El freelancer sigue declarando sus propios impuestos y aportes

Los errores que más retrasan o encarecen el pago a un freelancer colombiano

La mayoría de los atrasos no vienen de la relación con el freelancer, sino de decisiones de proceso que se toman mal una vez y se repiten en cada ciclo de pago. Los más frecuentes:

No verificar la afiliación y el pago de aportes del freelancer antes de girar. Es un requisito legal, no una cortesía, y su ausencia expone la deducción del gasto.

Aceptar solo la cuenta de cobro cuando el freelancer no factura, sin generar el documento soporte correspondiente. El pago se hace, pero el gasto queda sin respaldo fiscal completo.

Calcular la retención por honorarios sin sumar lo pagado en el año al mismo freelancer. Pasar del 10% al 11% depende de ese acumulado, y omitirlo produce una retención insuficiente que hay que corregir después.

No fijar en el contrato cómo y en qué fecha se determina el equivalente en pesos cuando el pago se pacta en dólares o en una stablecoin. Sin esa cláusula, no queda claro sobre qué base se calcula la retención ni el aporte del freelancer.

Pagar a un freelancer que reside fuera de Colombia por el mismo canal y con el mismo análisis tributario que a uno colombiano. El régimen cambia, y tratarlo igual suele descubrirse tarde, en una revisión.

No guardar el expediente completo, cuenta de cobro o factura, documento soporte y comprobante de retención, por el tiempo que la DIAN puede requerir información sobre esa deducción.

Dar instrucciones diarias sobre el modo de trabajar o exigir horario fijo a alguien contratado por prestación de servicios. Eso no es un error de pago, pero acaba costando como uno: es la señal que más pesa para que un juez recalifique la relación como laboral, con efecto retroactivo sobre todo lo pagado.

Qué entrega Soulbit hoy para pagar a freelancers en Colombia, y qué no

Con Soulbit, hoy una empresa verificada abre una cuenta con saldos en USDC y USDT y en fiat USD, EUR y GBP, dispersa en pesos por vía bancaria local en Colombia, programa pagos recurrentes y por lote y cobra por enlaces de pago y QR. Puede pagar al mismo freelancer en pesos o en la stablecoin que acepte, desde el mismo saldo, sobre una base de KYB, custodia institucional y monitoreo AML y KYT.

Lo que no hace conviene decirlo con la misma claridad. Soulbit no genera la cuenta de cobro ni el documento soporte del freelancer. No calcula la retención en la fuente ni la presenta ante la DIAN. No calcula ni verifica los aportes a seguridad social del contratista. No emite factura electrónica ni documentos tributarios de ningún tipo. Es un riel de pago y tesorería: mueve el dinero y deja rastro de cada movimiento, que es lo que un expediente frente a la DIAN o la UGPP necesita. El documento, la retención y el aporte siguen siendo responsabilidad de la empresa, con el acompañamiento de su contador.