Repasse a vendedores: caso de um marketplace B2B

Um marketplace B2B recebe o dinheiro dos compradores, mas esse dinheiro não é todo dele: a maior parte pertence aos vendedores. Quando a base passa de algumas dezenas para algumas centenas de vendedores, em vários países, repassar a cada período vira um processo com risco próprio: erros de cálculo, pagamentos duplicados, vendedores sem verificação e fechamentos que não batem.

Na Soulbit Academy apresentamos este caso como um exemplo ilustrativo e fictício, não como um cliente real. A empresa não existe e todos os números são premissas de trabalho. O objetivo é mostrar como se organiza o repasse a vendedores quando o marketplace usa pagamentos em lote em stablecoin, e o que continua sendo tarefa da própria empresa.

O perfil da empresa (caso ilustrativo)

A Praça Industrial é um marketplace B2B fictício com sede em São Paulo que faz o repasse quinzenal a cerca de 320 vendedores no Brasil, na Colômbia e no México; todos os números a seguir são premissas de trabalho. Conecta fabricantes e distribuidores de embalagens e insumos industriais a compradores de médio porte. As premissas são estas:

• Cerca de 320 vendedores ativos: 200 no Brasil, 70 na Colômbia e 50 no México.
• Um volume mensal recebido de compradores de 4,2 milhões de dólares (premissa).
• Uma comissão do marketplace de 6% sobre a venda líquida de devoluções (premissa).
• Dois repasses por mês, um por quinzena, com uma reserva de 5% retida por 30 dias para cobrir contestações (premissa).
• Uma equipe financeira de quatro pessoas: uma responsável de tesouraria, dois analistas e uma contadora.

Até agora a equipe repassava manualmente, com transferências locais montadas em planilhas, e os vendedores escreviam todo dia perguntando por que o líquido não batia com o esperado.

Por que o repasse a vendedores não é uma folha de pagamento

O repasse a vendedores é a liquidação periódica do dinheiro que o marketplace recebeu em nome de terceiros, depois de descontados seus próprios encargos. Parece-se com a folha no envio em massa, mas difere porque o valor de cada destinatário muda a cada período e depende de dados de vendas.

O ciclo da Praça Industrial tem cinco etapas. A primeira é o fechamento do período, com as vendas recebidas e confirmadas. A segunda é o cálculo do líquido de cada vendedor. A terceira é a checagem de que todo destinatário tem KYB vigente. A quarta é a dupla aprovação. A quinta é o carregamento do arquivo em lote e a dispersão.

Por que não basta reaproveitar o processo de folha da empresa?

Porque o risco muda de lugar. Na folha, o erro típico está numa alteração cadastral, e o funcionário percebe na hora. No repasse, o erro típico está no líquido: uma devolução não descontada, uma comissão aplicada errado ou uma reserva liberada cedo demais. O vendedor pode só perceber ao conciliar as próprias receitas, às vezes depois do fechamento do mês. Por isso o cálculo se revisa antes do envio, e não depois.

A mecânica de envio, ao contrário, pode ser reaproveitada. O módulo de pagamentos em lote, o mesmo que o Soulbit Salaries usa na folha, aceita um arquivo com muitos destinatários, como descreve o guia de folha por lote: do arquivo à dispersão.

Como se calcula o líquido a repassar a cada vendedor

O líquido a repassar é igual às vendas recebidas menos devoluções, comissão do marketplace, retenções e reserva. Cada item deve aparecer separado no extrato que o vendedor recebe, pois isso evita a maioria das dúvidas posteriores.

A Tabela 1 mostra o repasse de um vendedor fictício da Praça Industrial em uma quinzena. Todos os valores e percentuais são premissas e não representam tarifas nem preços da Soulbit.

Item (premissa)	Cálculo	Valor em USD
Vendas recebidas na quinzena	Pedidos confirmados e pagos pelos compradores	18.000
Devoluções e notas de crédito	Pedidos devolvidos no período	menos 1.200
Base do repasse	18.000 menos 1.200	16.800
Comissão do marketplace	6% da base	menos 1.008
Retenção fiscal suposta	2% da base (varia por país e vendedor)	menos 336
Reserva para contestações	5% da base, liberável em 30 dias	menos 840
Líquido a repassar no lote	16.800 menos 1.008, 336 e 840	14.616

Duas regras mantêm esse cálculo em ordem. A primeira é calcular sempre sobre uma base fechada: os pedidos da quinzena são congelados numa data de corte e o que entrar depois vai para o período seguinte. A segunda é guardar o cálculo de cada vendedor como um registro próprio, com data e versão, porque será a referência em qualquer contestação.

A reserva não é um desconto definitivo: é um saldo do vendedor que o marketplace retém e libera depois. Tratá-la como item separado evita confundi-la com a comissão.

KYB dos vendedores e dupla aprovação antes de enviar o lote

O KYB de um vendedor verifica quem é a empresa, quem são seus representantes e de onde vem seu dinheiro antes do primeiro repasse. A Praça Industrial o exige no cadastro e não libera repasse a destinatário com verificação incompleta ou vencida.

A plataforma inclui KYB e monitoramento AML/KYT das operações, mas o marketplace mantém a sua própria responsabilidade de conhecer os vendedores. Quais documentos se pedem e por quê está em o que é KYB e como se verifica uma empresa.

Quem deve aprovar um lote que movimenta centenas de pagamentos de uma vez?

Duas pessoas diferentes de quem o preparou: uma que confere os totais e outra com alçada de pagamento que aprova. Na Praça Industrial, uma analista monta o arquivo, a responsável de tesouraria confere os totais com o fechamento e uma segunda pessoa com alçada de pagamento aprova o envio. Ninguém acumula dois papéis no mesmo lote.

Essa separação de funções segue a lógica dos controles internos de aprovação de pagamentos. O motivo é prático: um arquivo de 320 linhas é difícil de revisar a olho, e um único dígito errado pode mandar um valor maior ao vendedor errado.

Antes de assinar, a equipe faz três checagens simples. Compara o total do arquivo com o total do fechamento. Confirma que nenhum destinatário aparece duas vezes. E verifica se os endereços de destino coincidem com os registrados no cadastro do vendedor, sem alterações recentes não confirmadas.

Repasse a vendedores em vários países: moeda, retenções e suporte

Quando os vendedores estão em vários países, o marketplace dispersa uma vez em stablecoin e cada vendedor decide como converter. Isso simplifica o envio, mas não elimina as regras fiscais de cada país, que dependem de onde o vendedor está e de que tipo de contribuinte ele é.

Vendedores na Colômbia podem receber em USDC ou converter para pesos pelo rail bancário local da plataforma, sob cotação eOTC (OTC por cotação, sem livro de ofertas). Os do Brasil e do México recebem em USDC e convertem com a própria instituição. A Praça Industrial deixou essa condição escrita no contrato de cada vendedor.

Sobre retenções, o princípio geral é que alguns países obrigam quem intermedeia pagamentos a reter tributos por conta do vendedor. Dois exemplos oficiais mostram a diversidade:

• No Brasil, o artigo 22 da Lei Complementar 214/2025 torna as plataformas digitais responsáveis, nas condições que estabelece, pelo pagamento dos novos tributos IBS e CBS nas operações realizadas por seu intermédio. É uma obrigação do marketplace, não do vendedor, e o contador deve confirmar como se aplica ao modelo da empresa.
• No México, o artigo 113-A da Lei do Imposto sobre a Renda (LISR) prevê que as plataformas tecnológicas retenham o imposto de pessoas físicas com atividade empresarial que vendem por meio delas, com alíquotas fixadas na própria lei. No texto consultado, da Câmara dos Deputados, com última reforma de abril de 2024, a retenção sobre venda de bens e serviços é de 1% e tem caráter de pagamento provisório. Aplica-se a pessoas físicas, não a vendedores constituídos como sociedade. Confira a versão vigente.

Na Colômbia a análise é outra, pois depende do tipo de pagamento e de o destinatário ser residente ou não. Como funciona a retenção na fonte em pagamentos ao exterior ajuda a localizar a regra, embora a de um marketplace com vendedores locais deva ser revista com o assessor. A Praça Industrial resolveu com uma tabela interna, mantida pela contadora, que atribui a cada vendedor seu tratamento por país e é atualizada quando a norma muda.

O suporte humano completa o quadro: se um vendedor não recebe um pagamento, uma pessoa responde com o identificador da operação.

Conciliação por vendedor, contestações e reservas

A conciliação por vendedor consiste em cruzar, para cada um, três registros: o cálculo do líquido, o pagamento enviado e a movimentação no saldo da empresa. A Praça Industrial concilia no dia seguinte a cada dispersão, e não no fim do mês, seguindo o guia para conciliar pagamentos em stablecoin com a contabilidade.

O resultado dessa conciliação diária é uma lista curta de pendências. As mais comuns são três. A primeira é um pagamento a vendedor sem cálculo associado. A segunda é um cálculo sem pagamento, em geral de vendedor com verificação vencida. A terceira é uma diferença entre o líquido calculado e o enviado.

Como são tratadas as contestações de compradores depois de pagar o vendedor?

Pela reserva. Se um comprador contesta em até 30 dias, o valor em disputa é descontado da reserva retida e não do líquido da quinzena seguinte. Se a contestação exceder a reserva, a diferença é compensada no repasse posterior, com aviso prévio e extrato detalhado ao vendedor.

Essa regra evita que uma contestação grande deixe o vendedor com líquido negativo. O que ela não faz é cobrir fraude: se um vendedor desaparece após receber, a reserva pode não bastar. Por isso a Praça Industrial limita os primeiros repasses de vendedores novos e os normaliza conforme o histórico se forma.

O que o V1 entrega e o que não resolve neste caso

O V1 da Soulbit entrega pagamentos em lote em stablecoin, KYB, monitoramento AML/KYT, links de pagamento, QR de cobrança, conversão eOTC e custódia institucional com MPC. Não entrega o cálculo do repasse, a integração automática com o sistema de pedidos do marketplace nem a conversão automática para moeda local.

Expectativa da Praça Industrial	Resultado no V1	Como a empresa lida com isso
Conectar o sistema de pedidos para repassar sozinho	Não há API nem SDK para ERPs	Exporta o repasse e carrega como arquivo em lote
Calcular comissão, retenções e reservas na plataforma	O cálculo não faz parte do V1	O financeiro faz no próprio sistema e confere com a contadora
Converter para moeda local em todos os países	Só há rail bancário local na Colômbia	Vendedores do Brasil e do México convertem com a própria instituição
Fixar um custo menor que o do modelo anterior	Não existe tabela de preços fechada para prometer	Não se compara custo com o modelo anterior
Agendar o pagamento de cada quinzena	O lote é carregado e aprovado a cada ciclo	Calendário interno com lembrete de fechamento
Operar por um aplicativo móvel	Não há app nativo disponível no V1	Operação pela plataforma web

Três conclusões valem para outros marketplaces. A primeira: o repasse é um processo de cálculo com um envio no final, e o controle principal deve vir antes do envio. A segunda: KYB e dupla aprovação pesam mais quando o pagamento é em massa e o erro se multiplica. A terceira: vendedores em vários países exigem uma regra fiscal por país, mantida por uma pessoa nomeada na empresa.

Para cobrar do comprador, o link de pagamento pode ser uma alternativa de cobrança por pedido.