Caso: una franquicia colombiana abre en Panamá y centraliza su tesorería

Una franquicia colombiana que decide abrir en Panamá descubre pronto que el reto no es el local, sino el dinero que viaja entre dos países. La matriz paga en pesos, la filial cobra en dólares, y entre ambas circulan capital, regalías, cuotas de marketing y suministros. Si nadie ordena esos flujos, la tesorería se vuelve una colección de transferencias sueltas.

En Soulbit Academy presentamos este caso como ejemplo ilustrativo y compuesto. La empresa, el número de locales, los importes, las tasas, los plazos y las comisiones son supuestos de trabajo, no datos reales ni precios de Soulbit. Tampoco constituyen asesoría tributaria: cada tratamiento fiscal debe confirmarse con un asesor.

El caso: Café Sabana, una franquicia de Bogotá que decide expandir su empresa a Panamá

Café Sabana S.A.S. es una empresa ficticia de Bogotá que opera 14 cafeterías, de las cuales 9 son propias y 5 están franquiciadas, y que a octubre de 2026 decide abrir tres locales en Ciudad de Panamá. Su situación de partida es un supuesto: costes centrales de 55.000.000 COP al mes, pagados en pesos, y un contador externo.

La expansión se hace con una filial. Café Sabana constituye una sociedad panameña, de su propiedad al 100%, que opera los tres locales. La matriz conserva la marca, la receta y el tostado del café, que exporta a la filial. La filial paga a la matriz una regalía y una cuota de marketing, y contrata personal y alquileres en Panamá.

Los supuestos del caso son estos. El aporte de capital inicial es de 120.000 USD. Las ventas de los tres locales suman 45.000 USD al mes. La regalía es del 5% de las ventas y la cuota de marketing del 2%. El suministro de café tostado es de 6.000 USD al mes, con pago a 30 días. El tipo de cambio de trabajo es de 4.000 COP por dólar.

Con esos números, la regalía es de 2.250 USD, la cuota de marketing de 900 USD y el suministro de 6.000 USD. La filial envía a la matriz 9.150 USD al mes, equivalentes a 36.600.000 COP al tipo supuesto.

La Tabla 1 resume los flujos entre las dos entidades.

Flujo	Origen y destino	Moneda del caso	Qué debe quedar documentado
Aporte de capital	Matriz a filial, una vez	USD	Acta de aporte, soporte cambiario y registro si aplica
Regalía de franquicia	Filial a matriz, mensual	USD	Contrato de licencia de marca y base de cálculo sobre ventas
Cuota de marketing	Filial a matriz, mensual	USD	Contrato y detalle del uso de la cuota
Suministro de café tostado	Matriz exporta a filial, pago a 30 días	USD	Factura de exportación y documentos de embarque
Dividendos futuros	Filial a matriz, si hay utilidades	USD	Acta de la asamblea y tratamiento fiscal confirmado

Estructura de dos entidades: qué cambia en la tesorería al abrir una filial en Panamá

Una filial panameña es una entidad jurídica distinta de la matriz, con su propia contabilidad, sus propias obligaciones tributarias y sus propias cuentas. La tesorería de la franquicia deja de ser una sola caja y pasa a ser dos, con una frontera entre ellas que cada transferencia cruza.

En Panamá el dólar estadounidense circula como moneda de uso corriente, por lo que la filial factura, paga alquileres y compra en la misma moneda; el cambio de divisa solo aparece al remesar a la matriz. El detalle del contexto panameño, con un marco general sin ley especial de activos virtuales, está en la guía de pagar proveedores internacionales en USDC desde Panamá. Aquí solo interesa lo que ocurre entre las dos entidades.

La otra mitad del problema está en Colombia. La matriz recibe dólares y gasta pesos, de modo que cada remesa de la filial es una conversión. Las reglas cambiarias, los intermediarios y las cuentas de compensación están explicados en el artículo sobre el régimen cambiario colombiano para empresas.

¿Qué exige el régimen cambiario cuando una empresa colombiana aporta capital a una filial en el exterior?

La inversión colombiana en el exterior es una operación que el Banco de la República regula de forma específica. Su capítulo 7 de la Circular Reglamentaria DCIP-83 trata las inversiones internacionales, y el propio Banco remite al Decreto 1068 de 2015 para el registro de la inversión directa. Si el aporte de Café Sabana requiere registro y por qué canal debe enviarse el dinero, lo decide su asesor cambiario antes de la transferencia, no después.

Regalías y fees entre entidades: cálculo, retención y precios de transferencia

Una regalía de franquicia es un pago por el uso de una marca y un sistema, calculado normalmente como porcentaje de las ventas. Entre una matriz y su filial, ese pago tiene dos efectos fiscales: es un ingreso para quien lo recibe y un gasto para quien lo paga, y ambos extremos deben coincidir en el contrato y en la contabilidad.

En Panamá, el pago al exterior de rentas de fuente panameña tiene un procedimiento propio. La Dirección General de Ingresos describe en su Formulario 05 la declaración de retenciones y remesas al exterior, y cita entre las rentas alcanzadas las regalías. Según esa página, quien paga debe retener la cantidad que resulte de aplicar las tarifas del Código Fiscal y declararla en un plazo de 10 días desde el pago o acreditamiento, lo que ocurra primero.

Ese plazo es un dato fechado en la fuente oficial, pero la tarifa y su posible reducción por un convenio no se afirman aquí. En el caso, la filial de Café Sabana actúa como agente de retención y lo hace con asesoría panameña. El pago por suministros de mercancía tiene un tratamiento distinto, aduanero y fiscal, que el asesor también debe confirmar.

Hay una segunda capa: el precio entre partes vinculadas. Una regalía del 5% entre matriz y filial no es neutra, porque el valor debe ser razonable frente a lo que pactarían partes independientes. Ese principio y sus soportes están en el artículo sobre precios de transferencia y pagos a vinculadas.

¿Por qué fijar la moneda de la regalía en dólares y no en pesos?

Porque la filial ingresa en dólares y una regalía en pesos le trasladaría un riesgo que no controla. Con la regalía y la cuota de marketing fijadas en dólares, la filial paga 3.150 USD al mes (2.250 de regalía y 900 de cuota) sin exposición al peso, y la matriz asume la variación COP/USD. En el caso, si el tipo baja de 4.000 a 3.800 COP, los 3.150 USD valen 11.970.000 COP en vez de 12.600.000: una diferencia de 630.000 COP al mes, supuesta. Esa variación se presupuesta y se cubre, como explica la guía de cobertura cambiaria para empresas.

Centralizar la tesorería de la franquicia: un saldo, dos entidades

Centralizar la tesorería significa que una sola área decide cuándo se mueve el dinero entre entidades, con qué soporte y a qué moneda se convierte. No significa mezclar los fondos: cada entidad conserva su contabilidad, sus cuentas y sus saldos, y los traslados quedan registrados como lo que son.

El diseño del caso tiene tres reglas. La primera es un calendario fijo: la filial liquida regalía y cuota el día 5 de cada mes sobre las ventas del mes anterior, y el suministro a 30 días desde la factura. La segunda es un saldo mínimo en cada entidad, de dos semanas de costes, para que ninguna dependa de la otra en el día a día. La tercera es una conversión única por mes en lugar de una por factura.

La Tabla 2 compara dos formas de organizar esa tesorería.

Aspecto	Cada entidad por su lado	Tesorería centralizada con reglas comunes
Quién decide cuándo se transfiere	El responsable de cada entidad, sin calendario	Una sola área, con calendario mensual
Conversión COP y USD	Una por factura, a la tasa del día	Una por mes, con tasa y soporte documentados
Saldo mínimo	Sin definir	Dos semanas de costes en cada entidad (supuesto)
Conciliación	Tres o cuatro movimientos por flujo	Un movimiento por flujo, cruzado con el contrato
Riesgo de error	Alto: datos de pago repetidos y sin control	Menor: doble aprobación y destinos verificados

Una política escrita sostiene todo esto. Quién aprueba, qué límites rigen y qué monedas se mantienen son decisiones que la política de tesorería de una PYME fija una vez para ambas entidades.

Conciliación entre matriz y filial: que ambas contabilidades digan lo mismo

La conciliación entre entidades es la comprobación de que lo que la filial registra como gasto es exactamente lo que la matriz registra como ingreso, en importe, fecha y moneda. Cuando las dos cifras difieren, la causa suele ser la tasa de cambio, una comisión descontada o una factura emitida en un mes y pagada en otro.

El método del caso es simple. Cada mes se cruzan cuatro documentos: el contrato de franquicia, la liquidación de regalías, la factura de suministro y el comprobante del traslado. Si la matriz recibe 9.150 USD y la liquidación dice 9.150 USD, no hay diferencia. Si recibe 9.135 USD porque una entidad intermedia descontó 15 USD, ese descuento se registra como gasto financiero y no como menor ingreso por regalías.

Con dos monedas, la contabilidad añade la diferencia en cambio. La matriz registra la cuenta por cobrar en pesos a la tasa de la factura y la cobra a la tasa del día de pago. La diferencia, favorable o desfavorable, se registra según el criterio que defina el contador. El procedimiento está en la guía de conciliación bancaria multimoneda, y conviene aplicarlo igual cada mes.

¿Qué soportes pide la DIAN para una operación entre una matriz colombiana y su filial?

La DIAN espera que cada ingreso y cada gasto tengan un soporte que explique su causa, y una operación con una vinculada del exterior se mira con más atención. Para Café Sabana, el expediente por flujo incluye el contrato, la liquidación, la factura o el documento equivalente y el comprobante del pago. Qué documentos específicos se exigen y cuándo debe informarse la operación lo confirma el contador, porque la regla cambia por tipo de ingreso y de obligado.

Qué entrega Soulbit V1 en este caso y qué no

Soulbit V1 aporta la capa de movimiento de dinero entre las dos entidades y no el resto de la operación. Cada entidad debe pasar su propio KYB: Café Sabana S.A.S. y la sociedad panameña son dos empresas distintas para la verificación, cada una con sus documentos y sus beneficiarios finales.

Con KYB aprobado, cada entidad puede mantener saldo en USDC y USDT bajo custodia institucional con MPC y operar con fiat en USD, EUR y GBP. La filial puede enviar a la matriz el pago mensual desde su saldo, y la matriz puede pedir una cotización OTC para convertir a pesos y recibirlos por el rail bancario colombiano. Los movimientos quedan con identificador y pasan por monitoreo AML/KYT, lo que ayuda al expediente.

En Panamá, Soulbit no tiene rail bancario local. La filial mantiene su saldo en USDC y USDT bajo custodia institucional, y fondearlo o retirarlo fuera de la plataforma depende de los medios propios de la empresa. Soulbit tampoco calcula retenciones, no presenta el Formulario 05, no registra inversiones ante el Banco de la República ni emite facturas.

Cuándo esta estructura de tesorería no conviene

La centralización tiene un coste de coordinación que no siempre se justifica. Con un solo local en Panamá y regalías de pocos cientos de dólares, un calendario trimestral con una conversión por trimestre puede ser suficiente, y montar una política de grupo sería desproporcionado.

Tampoco conviene si la filial no puede sostener controles básicos. Sin doble aprobación y verificación de destinos, mover dinero entre entidades por un riel más rápido multiplica el riesgo de error. Conviene resolver primero la estructura jurídica y fiscal, y después la tesorería.