Cálculo de vacaciones en Colombia: fórmula y plazos

Mientras un contrato de trabajo está vigente en Colombia, el área financiera de una PYME no solo paga el salario mensual: cada mes también crece un pasivo de vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios y, en algunos casos, dotación. Provisionar mal cualquiera de estas prestaciones no se nota de inmediato, pero se acumula hasta que llega un pago grande y mal calculado.

En Soulbit Academy tratamos el cálculo y la provisión de estas prestaciones desde la caja y el balance de la empresa, no desde el trámite que hace el trabajador para disfrutarlas o cobrarlas. El foco de esta guía es la relación laboral viva: cuánto provisionar cada mes, con qué fórmula y qué plazo legal aplica a cada concepto. El cierre del vínculo laboral, con la indemnización y la sanción moratoria que solo aparecen al terminar el contrato, es un tema distinto que ya cubrimos en liquidación laboral en Colombia: qué se paga y cómo calcular.

Qué debe provisionar un empleador colombiano mientras el contrato está vigente

Un empleador colombiano provisiona cinco conceptos mientras el contrato sigue activo: vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios y, cuando aplica, dotación. Los cuatro primeros son porcentajes del salario que crecen mes a mes en la contabilidad, aunque el pago externo ocurra en fechas puntuales del año. La dotación es distinta: es un bien físico que se entrega tres veces al año, no un porcentaje salarial.

Estos cinco conceptos conviven con la seguridad social que se reporta mensualmente por la PILA, pero responden a normas separadas del Código Sustantivo del Trabajo. Ignorar la provisión mensual de cualquiera de ellos no cambia lo que la empresa debe pagar al final: solo cambia si esa empresa llega preparada o con un sobresalto de caja cuando vence el plazo legal.

¿Es lo mismo provisionar estas prestaciones que liquidarlas al final del contrato?

No. Provisionar es el registro contable mensual de un pasivo que crece con cada nómina, mientras el contrato sigue vigente. Liquidar es el cálculo final que se hace cuando el contrato termina, sumando lo proporcional de cada prestación hasta la fecha de retiro. Una empresa que provisiona bien mes a mes llega a cualquier liquidación con el número correcto ya calculado, sin sorpresas de última hora.

Cómo se calcula el derecho a vacaciones: la fórmula del artículo 186

Un trabajador colombiano tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año de servicio, según el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo. Los días se cuentan de lunes a sábado, así que los domingos y festivos dentro del periodo no restan del total, salvo que el contrato pacte lo contrario.

La base de cálculo de las vacaciones es el salario básico del trabajador, sin sumar el auxilio de transporte, a diferencia de las cesantías y la prima de servicios que sí lo incluyen cuando aplica. Cuando el empleador compensa en dinero una parte de las vacaciones, la fórmula proporcional es el salario básico multiplicado por los días trabajados y dividido entre 720, la misma que usa la liquidación al terminar el contrato.

Un ejemplo operativo: un trabajador con salario básico de 2.400.000 pesos que ha trabajado 180 días desde su última fecha de causación de vacaciones acumula un valor proporcional de 2.400.000 por 180 dividido entre 720, es decir, 600.000 pesos si esos días se compensaran en dinero. Ese mismo cálculo, llevado a un año completo de 360 días, arroja 1.200.000 pesos, exactamente medio mes de salario, que es lo que representan 15 días hábiles sobre un año comercial de 360 días.

Prestación	Fórmula	Incluye auxilio de transporte
Vacaciones (compensación proporcional)	Salario básico × días trabajados ÷ 720	No
Cesantías	(Salario + auxilio) × días del año ÷ 360	Sí, cuando aplica
Intereses de cesantías	Cesantías × 12% × días del año ÷ 360	Sí, vía la base de cesantías
Prima de servicios	(Salario + auxilio) × días del semestre ÷ 360	Sí, cuando aplica

Cuándo debe conceder las vacaciones el empleador y el límite para compensarlas en dinero

El empleador colombiano debe señalar la época de vacaciones a más tardar dentro del año siguiente a la fecha en que el trabajador las causó, según el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo. La ley exige avisar la fecha concedida con al menos 15 días de anticipación, de oficio o a petición del trabajador, sin que eso perjudique el servicio ni la efectividad del descanso.

Si el año de plazo pasa sin que el empleador conceda las vacaciones, el trabajador puede exigirlas de inmediato, y el pasivo acumulado sigue creciendo con cada periodo adicional que se causa sin disfrutarse. Acumular vacaciones de varios años no es ilegal en sí mismo, pero sí es una señal de que la provisión mensual no se está usando para planificar el descanso del equipo.

¿Se pueden pagar las vacaciones en dinero en vez de tomarlas?

Sí, pero solo hasta la mitad de los días causados, mediante un acuerdo escrito entre empleador y trabajador y siempre a solicitud de este último, según el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 1429 de 2010. La otra mitad, al menos seis días hábiles consecutivos, debe disfrutarse en descanso efectivo; el empleador no puede decidir de forma unilateral compensar la totalidad en dinero, ni siquiera con el consentimiento verbal del trabajador.

Cesantías e intereses de cesantías: la provisión mensual que evita el golpe de febrero

Las cesantías equivalen, en términos generales, a un mes de salario por cada año de servicio, y se provisionan mes a mes aunque la consignación externa al fondo elegido por el trabajador solo ocurra una vez al año, antes del 14 de febrero. Los intereses de cesantías son una obligación separada del 12% anual sobre el saldo de cesantías a 31 de diciembre, que el empleador paga directamente al trabajador antes del 31 de enero.

Esta guía no repite el detalle completo de plazos, sanciones y regímenes de cesantías: lo cubrimos con extensión en cesantías: qué debe provisionar y pagar el empleador. Lo relevante aquí es que cesantías e intereses son la pieza más grande del conjunto de prestaciones que se provisiona mes a mes, junto con la prima de servicios, y que las tres comparten la misma lógica contable: un pasivo que crece con cada nómina liquidada, no un gasto que aparece de golpe en la fecha de pago.

Prima de servicios: la fórmula del artículo 306 y el calendario de junio y diciembre

La prima de servicios equivale a 30 días de salario al año, pagados en dos cuotas iguales, según el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 1 de la Ley 1788 de 2016. La primera cuota, correspondiente al primer semestre, se paga a más tardar el 30 de junio, y la segunda, correspondiente al segundo semestre, a más tardar el 20 de diciembre.

La base de cálculo de la prima de servicios es la misma que la de las cesantías: el salario mensual más el auxilio de transporte cuando el trabajador tiene derecho a él, multiplicado por los días trabajados del semestre en curso y dividido entre 360. Un trabajador que gana 3.000.000 de pesos mensuales, sin auxilio de transporte por estar por encima del umbral, y que trabajó el semestre completo, recibe 1.500.000 de pesos de prima en cada corte, la mitad de su salario mensual, que sumados los dos cortes del año completan el mes de salario que exige la ley.

¿La prima de servicios se paga siempre completa aunque el trabajador entre o salga a mitad de semestre?

No. Cuando un trabajador ingresa o termina su contrato a mitad de semestre, la prima se reconoce de forma proporcional a los días trabajados dentro de ese semestre, con la misma fórmula que usa el cálculo completo. Un trabajador que labora solo 90 días de un semestre de 180 recibe la mitad de la prima que le correspondería por el semestre completo.

Dotación: quién tiene derecho y cuándo debe entregarla el empleador

La dotación es la entrega gratuita de un par de calzado y un vestido de labor que el empleador colombiano debe hacer cada cuatro meses a los trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, según el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 7 de la Ley 11 de 1984. El trabajador debe tener más de tres meses de servicio al momento de cada entrega para tener derecho a ella.

Las tres fechas de entrega son el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre de cada año, sin excepción por el tamaño de la empresa. Con el salario mínimo mensual legal vigente de 2026 en 1.750.905 pesos, según el Decreto 1469 de 2025, el umbral de dos salarios mínimos para tener derecho a dotación equivale a 3.501.810 pesos mensuales.

¿La dotación se puede reemplazar por dinero?

No. El Código Sustantivo del Trabajo prohíbe expresamente pagar en dinero el valor de la dotación en lugar de entregar el calzado y el vestido de labor. A diferencia de las vacaciones, que sí admiten compensación parcial en dinero por acuerdo escrito, la dotación es una obligación en especie que no tiene esa alternativa.

Calendario legal y provisión mensual: cómo organizarlo y qué automatiza Soulbit

Organizar el calendario de estas cinco obligaciones exige un control por fecha individual, porque vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios y dotación vencen en momentos distintos del año y tienen plazos legales propios que no dependen unos de otros. Perder de vista cualquiera de ellas por separado es una causa frecuente de atraso.

Prestación	A quién se paga	Fecha límite
Vacaciones	Descanso del trabajador (o dinero, hasta la mitad)	Dentro del año siguiente a su causación
Consignación de cesantías	Fondo elegido por el trabajador	14 de febrero
Intereses de cesantías	Directamente al trabajador	31 de enero
Prima de servicios (primer semestre)	Directamente al trabajador	30 de junio
Prima de servicios (segundo semestre)	Directamente al trabajador	20 de diciembre
Dotación	Entrega en especie al trabajador	30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre

Una práctica extendida en contabilidad de nómina es provisionar cada mes un porcentaje del salario para cada prestación, en vez de esperar a la fecha de pago externo para calcularla de golpe. Las cesantías se provisionan alrededor del 8,33% mensual sobre salario más auxilio de transporte. La prima de servicios se provisiona en ese mismo 8,33%, porque también equivale a un mes de salario al año. Los intereses de cesantías se provisionan cerca de un 1% mensual sobre el saldo de cesantías acumulado. Las vacaciones se provisionan en un 4,17% mensual sobre el salario básico, sin auxilio de transporte, porque 15 días hábiles equivalen a medio mes de salario al año. La dotación no se provisiona como porcentaje: se presupuesta por el costo unitario del calzado y el vestido de labor, tres veces al año.

¿Debe la empresa provisionar estas prestaciones cada mes o basta con calcularlas cuando toca pagarlas?

Deben provisionarse cada mes en la contabilidad, aunque el desembolso externo ocurra solo una o dos veces al año. Postergar el cálculo hasta la fecha de pago suele generar diferencias frente al valor real acumulado, además de un golpe de caja evitable en febrero, junio y diciembre, los meses donde vencen la mayoría de estos plazos.

Soulbit no calcula ni provisiona vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios ni dotación: ese cálculo sigue a cargo del empleador o de su software de nómina, como explicamos en software de nómina en Colombia: qué debe cubrir. Lo que Soulbit automatiza es el paso siguiente: mantener saldo en stablecoins como USDC y USDT y en fiat COP, USD, EUR y GBP, convertir entre ellas y dispersar el valor neto ya calculado hacia las cuentas bancarias colombianas de cada trabajador, con KYB y prevención de lavado de activos. Ese flujo aplica igual al salario mensual que a la prima de junio o a la consignación de cesantías de febrero, como detallamos en cómo pagar la nómina en Colombia. Un ejemplo de cómo se suman estos costos en una empresa real está en el caso de una PYME colombiana de 30 empleados.