Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB): qué debe reportar la empresa

Una empresa colombiana puede tener sus impuestos al día y aun así incumplir con el RUB, porque la DIAN no solo pregunta cuánto debe, sino quién está detrás de la sociedad. Cuando un socio cambia, entra un inversionista extranjero o se reorganiza una holding, la información del registro se desactualiza sin que nadie lo note.

En Soulbit Academy explicamos las obligaciones regulatorias que enfrenta una empresa en Colombia y cómo se conectan con su operación financiera. Esta guía cubre el registro único de beneficiarios finales: quién reporta, a quién se considera beneficiario final, qué datos se entregan, cuándo se actualiza y qué sanción prevé la norma. La verificación de la propia empresa por una plataforma financiera es otro tema, que ya tratamos en qué es el KYB.

Qué es el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) y cuál es su base legal

El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es el registro de la DIAN donde las entidades obligadas informan quiénes son las personas naturales que finalmente las poseen o controlan. Lo creó el artículo 631-6 del Estatuto Tributario, en la redacción de la Ley 2155 de 2021, y hace parte integral del Registro Único Tributario (RUT).

La definición de beneficiario final está en el artículo 631-5 del Estatuto Tributario. La DIAN reglamentó el registro con la Resolución 000164 de 2021, que hoy está compilada en el Título 4 de la Resolución 000227 de 2025, la resolución única en materia tributaria, aduanera y cambiaria. Esa compilación incorpora las modificaciones posteriores, entre ellas las Resoluciones 1240 de 2022 y 108 de 2023.

¿El RUB es lo mismo que el libro de accionistas?

No. El libro de accionistas registra a los titulares formales de las acciones, que pueden ser otras sociedades. El RUB exige subir por toda la cadena hasta las personas naturales y reportar a cada una con sus datos de identificación, su porcentaje y la fecha desde la cual tiene esa calidad.

Quién debe reportar en el registro único de beneficiarios finales

Deben reportar las sociedades y entidades nacionales, con o sin ánimo de lucro, incluidas las que cotizan en bolsa, además de los establecimientos permanentes y ciertas estructuras sin personería jurídica. Así lo fija el artículo 1.4.1.4 de la Resolución 000227 de 2025. La obligación abarca identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar la información.

El artículo enumera cuatro grupos. El primero son las sociedades y entidades nacionales según el artículo 12-1 del Estatuto Tributario. El segundo son los establecimientos permanentes. El tercero son las estructuras sin personería jurídica o similares, como los fideicomisos, creadas o administradas en Colombia, regidas por normas colombianas o con fiduciario colombiano. El cuarto son las personas jurídicas extranjeras cuya inversión en Colombia no se haga a través de entidades ya obligadas.

Ese cuarto grupo cambió con la Resolución 37 de 2022 y es el que más confunde a los grupos multinacionales. Por la redacción del numeral 4, una sociedad extranjera cuya inversión en Colombia pasa toda por una filial colombiana obligada no tendría que reportar por su cuenta, porque la filial ya informa sus beneficiarios finales. Esta es una lectura del texto, no una consulta a la DIAN: confírmela con su asesor.

Están exceptuadas, según el artículo 1.4.1.5, las entidades públicas y las sociedades con el 100% de participación pública, las embajadas y organismos internacionales acreditados, y, desde la Resolución 4 de 2026, los organismos de acción comunal que no contraten con terceros. Las sociedades de economía mixta sí reportan.

¿Una S.A.S. de un solo socio y sin actividad también reporta?

Sí, mientras exista y esté inscrita en el RUT. La resolución no distingue por tamaño ni por actividad. La obligación termina cuando se cancela el RUT por liquidación, momento en que la DIAN desvincula de oficio a los beneficiarios finales.

Quién es beneficiario final: el criterio del 5% y el control

Beneficiario final de una persona jurídica es la persona natural que posee el 5% o más del capital o de los votos, se beneficia del 5% o más de sus utilidades o activos, o ejerce control por otro medio. Lo establece el artículo 1.4.1.6 de la Resolución 000227 de 2025, que desarrolla el artículo 631-5 del Estatuto Tributario.

El umbral del 5% del RUB lo fija la Resolución 000227 de 2025 y es independiente de los umbrales que una plataforma financiera aplique en su verificación KYB, como se explica en la guía de KYB. Lo que la plataforma pida no determina lo que la empresa debe reportar a la DIAN: manda la resolución.

Supuesto	Quién es beneficiario final	Base en la resolución
Titularidad	Persona natural con 5% o más del capital o de los derechos de voto, directa o indirectamente	Artículo 1.4.1.6, numeral 1
Beneficio económico	Persona natural que se beneficia del 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades	Artículo 1.4.1.6, numeral 1
Control	Persona natural que ejerce control directo o indirecto por un medio distinto de la participación	Artículo 1.4.1.6, numeral 2
Sin ninguna persona identificada	El representante legal, salvo que otra persona natural tenga mayor autoridad de gestión o dirección	Artículo 1.4.1.6, numeral 3
Fideicomiso o estructura similar	Fideicomitente, fiduciario, comité fiduciario, beneficiarios y quien ejerza control efectivo	Artículo 1.4.1.7

Veamos un caso hipotético con supuestos de este artículo, no datos de ninguna empresa. Una S.A.S. tiene tres accionistas: una holding extranjera con 60%, una persona natural X con 30% y una persona natural Y con 10%. La holding pertenece a partes iguales a dos personas, P y Q. Multiplicando por la cadena, P tiene 30% indirecto y Q tiene 30%. Los cuatro superan el 5%, así que la S.A.S. reporta a X, Y, P y Q, no a la holding.

Qué información debe reportar la empresa de cada beneficiario final

De cada beneficiario final la empresa reporta doce datos, según el artículo 1.4.1.8 de la resolución: identificación, residencia, criterio por el cual lo es, porcentaje de participación y porcentaje de beneficio, y las fechas desde y hasta las que tiene esa calidad.

El orden del artículo es el siguiente. Tipo de documento. Número de identificación y país de expedición. NIT o equivalente funcional y país. Nombres y apellidos. Fecha y país de nacimiento. País de nacionalidad. Ubicación completa, con país de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal y correo electrónico. Criterios de determinación. Porcentaje de participación en el capital. Porcentaje de beneficio en utilidades. Fecha desde la cual tiene la calidad. Fecha desde la cual deja de tenerla.

Esa información suele estar dispersa entre actas, libros y contratos. Es la misma que una plataforma financiera pide en su checklist de documentos KYB, de modo que un expediente bien armado sirve para ambos fines.

¿La empresa debe conservar los soportes del RUB?

Sí. El artículo 1.4.1.18 de la Resolución 000227 de 2025 exige conservar los soportes y la debida diligencia mientras la persona sea beneficiaria final y durante al menos cinco años desde que deje de serlo. Si la entidad se liquida, el liquidador debe conservarlos durante cinco años desde el 1 de enero del año siguiente a la liquidación.

Plazos del RUB: suministro inicial y actualización trimestral

El suministro inicial se hace dentro de los dos meses siguientes a la inscripción en el RUT o a que la entidad quede obligada, y la actualización se revisa cada trimestre. Los plazos vienen del artículo 1.4.1.10 y del artículo 1.4.1.11 de la Resolución 000227 de 2025.

Las entidades constituidas u obligadas al 31 de mayo de 2023 debían hacer el suministro inicial a más tardar el 31 de julio de 2023. Ese plazo ya venció. Hoy aplica la regla de las entidades nuevas: dos meses desde la inscripción en el RUT, la inscripción en el sistema de estructuras sin personería jurídica o el momento en que quedan obligadas.

La actualización funciona con cuatro cortes al año. La empresa mira si, al primer día de enero, abril, julio y octubre, hubo modificaciones frente a lo informado. Si las hubo, actualiza dentro del mes siguiente al corte. Si no, no presenta nada.

Momento	Qué debe hacer la empresa	Plazo según la resolución
Entidad creada u obligada hasta el 31 de mayo de 2023	Suministro inicial	A más tardar el 31 de julio de 2023 (vencido)
Entidad creada u obligada desde el 1 de junio de 2023	Suministro inicial	Dentro de los dos meses siguientes a la inscripción en el RUT o a quedar obligada
Corte trimestral: 1 de enero, abril, julio y octubre	Comprobar si hubo cambios frente al RUB	Si hubo cambios, actualizar dentro del mes siguiente al corte
Sin cambios en el corte	No presentar actualización	No hay trámite
Liquidación y cancelación del RUT	Cancelar el RUT en los términos del Decreto 1625 de 2016	La DIAN desvincula de oficio a los beneficiarios finales

Una consecuencia práctica merece atención ahora. Tras el corte del 1 de octubre de 2026, si entre el 1 de julio y el 1 de octubre hubo un cambio de socios, una cesión de acciones o un nuevo control, la actualización corresponde dentro del mes siguiente a ese corte. Confirme la fecha exacta en el sistema de la DIAN.

Sanciones por no reportar, reportar mal o no actualizar el RUB

El artículo 631-6 del Estatuto Tributario dispone que quien no suministre la información del beneficiario final, la suministre de forma errónea o incompleta, o no la actualice, será sancionado según el artículo 658-3. La remisión es textual; la gradación en cada caso es de la DIAN.

El artículo 658-3 se titula como sanciones por incumplir la inscripción en el RUT y prevé, entre otras, dos multas relevantes. Por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que la genera, una multa de 1 UVT por cada día de retraso, o de 2 UVT cuando se trate de la dirección o la actividad económica. Por informar datos falsos, incompletos o equivocados, una multa de 100 UVT.

Con la UVT de 2026, fijada en 52.374 pesos por la Resolución 000238 de 2025, esas cifras equivalen a 52.374 pesos por día de retraso y a 5.237.400 pesos por datos errados. Los cálculos en pesos son de este artículo. La norma no dice de forma explícita cómo se aplica cada numeral al RUB, por lo que estas cifras son un orden de magnitud y no una liquidación.

Qué hace Soulbit en este proceso y qué no hace todavía

Soulbit no presenta el RUB por la empresa ni sustituye esa obligación. El reporte ante la DIAN es de la empresa obligada, y lo prepara su contador, su revisor fiscal o su área legal. Soulbit es una plataforma custodial, con custodia institucional, que no genera formatos tributarios ni se conecta con el sistema de la DIAN en nombre del cliente.

Lo que sí hace es pedir información de los beneficiarios finales dentro de su proceso KYB, que es el requisito para abrir y operar la cuenta de la empresa. Esa información sirve para verificar a la contraparte y para el cumplimiento AML/KYT de la plataforma. Para el equipo de la empresa, tener ordenada esa cadena de propiedad es un buen punto de partida, aunque no equivale a haber reportado el RUB.

Con el V1, la empresa puede mantener saldo en USDC y USDT, recibir y pagar en USD, EUR y GBP, dispersar pagos por el rail bancario local colombiano, pagar nómina recurrente o por lote, y cobrar con payment links y QR de cobro. También tiene trazabilidad de las operaciones y soporte humano. Nada de eso reemplaza el reporte del RUB, y Soulbit no se integra con sistemas contables o ERP mediante API.

El RUB es una de varias obligaciones de transparencia de la empresa. Otras son el reporte de información exógena, el SAGRILAFT para las empresas obligadas y el programa de transparencia y ética empresarial. Cada una tiene su norma y su autoridad.

Lo que no ofrece el V1 es asesoría tributaria, el diligenciamiento del RUB ni la actualización de los beneficiarios finales ante la DIAN. Si su estructura societaria cambia, la actualización del RUB y la actualización de la información entregada a la plataforma son dos trámites distintos, con destinatarios distintos.