Registro de beneficiários finais na Colômbia (RUB): o que a empresa deve reportar

Um grupo brasileiro que abre uma sociedade na Colômbia costuma planejar a constituição, o registro tributário e a conta para operar. O registro de beneficiários finais passa despercebido com frequência, porque não é um ato societário nem consta na declaração de imposto de renda. A DIAN, porém, espera que a entidade colombiana diga quais pessoas físicas estão por trás dela.

Na Soulbit Academy explicamos as obrigações regulatórias de quem opera na Colômbia e como elas se ligam à operação financeira. Este guia trata do registro de beneficiários finais na Colômbia: quem reporta, quem é beneficiário final, quais dados se entregam, quando se atualiza e o que a norma prevê como sanção. A verificação da empresa por uma plataforma financeira é outro tema, tratado em o que é KYB.

O que é o registro de beneficiários finais na Colômbia (RUB) e qual a sua base legal

O Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) é o registro da DIAN em que as entidades obrigadas informam as pessoas físicas que, em última instância, as possuem ou controlam. Foi criado pelo artigo 631-6 do Estatuto Tributário, na redação da Lei 2155 de 2021, e integra o Registro Único Tributario (RUT).

A definição de beneficiário final está no artigo 631-5 do Estatuto Tributário. A DIAN regulamentou o registro com a Resolução 000164 de 2021, hoje compilada no Título 4 da Resolução 000227 de 2025, a resolução única em matéria tributária, aduaneira e cambial. Essa compilação incorpora mudanças posteriores, entre elas as Resoluções 1240 de 2022 e 108 de 2023.

O envio é feito no sistema eletrônico da DIAN. Antes, a entidade deve atualizar o RUT com a responsabilidade «Informante Beneficiarios Finales», conforme o artigo 1.4.1.9 da resolução.

O RUB é o mesmo que o livro de registro de acionistas?

Não. O livro de acionistas registra os titulares formais das ações, que podem ser outras sociedades. O RUB exige subir pela cadeia até as pessoas físicas e informar cada uma com seus dados de identificação, sua porcentagem e a data desde a qual tem essa condição.

Quem deve informar no registro de beneficiários finais da Colômbia

Devem informar as sociedades e entidades nacionais colombianas, com ou sem fins lucrativos, inclusive as listadas em bolsa, além de estabelecimentos permanentes e certas estruturas sem personalidade jurídica, como fideicomissos. É o que fixa o artigo 1.4.1.4 da Resolução 000227 de 2025. O dever abrange identificar, obter, conservar, enviar e atualizar a informação.

O artigo lista quatro grupos. O primeiro são as sociedades e entidades nacionais, segundo o artigo 12-1 do Estatuto Tributário. O segundo são os estabelecimentos permanentes. O terceiro são as estruturas sem personalidade jurídica criadas ou administradas na Colômbia, regidas pela lei colombiana ou com fiduciário colombiano. O quarto são as pessoas jurídicas estrangeiras cujo investimento na Colômbia não seja feito por meio de entidades já obrigadas.

Esse quarto grupo foi alterado pela Resolução 37 de 2022 e interessa a holdings estrangeiras. Pela redação do item 4, uma sociedade estrangeira que investe na Colômbia apenas por meio de uma filial colombiana obrigada não informaria por conta própria, porque a filial já informa. É uma leitura do texto, não uma consulta à DIAN: confirme com seu assessor.

Estão excluídos, pelo artigo 1.4.1.5, os entes públicos e sociedades com 100% de participação pública, embaixadas e organismos internacionais acreditados e, desde a Resolução 4 de 2026, os organismos de ação comunal que não contratem com terceiros. As sociedades de economia mista não estão excluídas.

Uma sociedade colombiana sem operação também informa o RUB?

Sim, enquanto existir e estiver inscrita no RUT. A resolução não distingue por tamanho nem por atividade. A obrigação termina quando o RUT é cancelado por liquidação, e a DIAN desvincula de ofício os beneficiários finais.

Quem é beneficiário final: o critério de 5% e o controle

Beneficiário final de uma pessoa jurídica é a pessoa física que detém 5% ou mais do capital ou dos votos, se beneficia de 5% ou mais dos lucros ou ativos, ou exerce controle por outro meio. Assim estabelece o artigo 1.4.1.6 da Resolução 000227 de 2025, que desenvolve o artigo 631-5 do Estatuto Tributário.

O limite de 5% do RUB é fixado pela Resolução 000227 de 2025 e independe dos limites que uma plataforma financeira aplica na verificação KYB, como explica o guia de KYB. O que a plataforma pede não define o que a empresa deve informar à DIAN: quem define é a resolução.

Situação	Quem é beneficiário final	Base na resolução
Titularidade	Pessoa física com 5% ou mais do capital ou dos direitos de voto, direta ou indiretamente	Artigo 1.4.1.6, item 1
Benefício econômico	Pessoa física que se beneficia de 5% ou mais dos ativos, rendimentos ou lucros	Artigo 1.4.1.6, item 1
Controle	Pessoa física que exerce controle direto ou indireto por meio diferente da participação	Artigo 1.4.1.6, item 2
Ninguém identificado	O representante legal, salvo se outra pessoa física tiver maior autoridade de gestão ou direção	Artigo 1.4.1.6, item 3
Fideicomisso ou estrutura similar	Instituidor, fiduciário, comitê fiduciário, beneficiários e quem exerça controle efetivo	Artigo 1.4.1.7

Veja um caso hipotético, com premissas deste artigo e não dados de empresa real. Uma holding brasileira detém 100% de uma S.A.S. colombiana. A holding pertence a três pessoas: João com 55%, Maria com 40% e Pedro com 5%. Multiplicando pela cadeia, os três alcançam 55%, 40% e 5% de forma indireta.

Como a norma diz «5% ou mais», Pedro entra, mesmo estando exatamente no limite. A S.A.S. informa os três, e não a holding. Se ninguém alcançasse nenhum critério, informaria o representante legal. Multiplicar porcentagens é uma forma comum de medir participações indiretas; a resolução não detalha a fórmula, então confirme-a quando a cadeia for complexa.

O Brasil tem seu próprio regime de beneficiário final no CNPJ. Ele responde a outra norma, a outro órgão e a outros critérios, e não dispensa o envio ao RUB. Aqui não o detalhamos.

Quais dados a empresa deve informar de cada beneficiário final

De cada beneficiário final a empresa informa doze dados, segundo o artigo 1.4.1.8 da resolução: identificação, residência, o critério pelo qual é beneficiário, porcentagem de participação, porcentagem de benefício e as datas de início e fim dessa condição.

Na ordem do artigo: tipo de documento, número de identificação e país de emissão, número de identificação tributária ou equivalente funcional e país, nome completo, data e país de nascimento, nacionalidade, localização com país de residência, estado, cidade, endereço, código postal e e-mail, critérios, participação no capital, participação nos lucros, data de início e data de fim.

Duas regras ajudam um grupo estrangeiro. As porcentagens se informam por beneficiário, de forma individual, sem somar quem atua em conjunto. E se a pessoa tem identificação, número tributário, nacionalidade ou residência colombianos, esses dados têm prioridade sobre os de outros países.

Grupos brasileiros costumam ter esses dados em outra jurisdição e em outro idioma. Reunir passaportes, números fiscais e porcentagens leva tempo. São em boa parte os mesmos documentos que uma plataforma financeira pede em seu checklist de documentos KYB, de modo que um dossiê bem montado serve aos dois fins.

Prazos do RUB: envio inicial e atualização trimestral

O envio inicial é feito em até dois meses após a inscrição no RUT ou após a entidade ficar obrigada, e a atualização é revisada a cada trimestre. Os prazos vêm do artigo 1.4.1.10 e do artigo 1.4.1.11 da Resolução 000227 de 2025.

As entidades constituídas ou obrigadas até 31 de maio de 2023 deviam fazer o envio inicial até 31 de julho de 2023, prazo já vencido. As entidades novas seguem a regra de dois meses, contados da inscrição no RUT, da inscrição no sistema de estruturas sem personalidade jurídica ou do momento em que ficam obrigadas.

A atualização funciona com quatro datas de corte por ano. A empresa verifica se, em 1º de janeiro, abril, julho e outubro, houve mudanças em relação ao informado. Se houve, atualiza no mês seguinte ao corte. Se não, não apresenta nada.

Momento	O que a empresa deve fazer	Prazo segundo a resolução
Entidade criada ou obrigada até 31 de maio de 2023	Envio inicial	Até 31 de julho de 2023 (vencido)
Entidade criada ou obrigada a partir de 1º de junho de 2023	Envio inicial	Em até dois meses da inscrição no RUT ou de ficar obrigada
Corte trimestral: 1º de janeiro, abril, julho e outubro	Verificar se houve mudanças em relação ao RUB	Se houve, atualizar no mês seguinte ao corte
Sem mudanças no corte	Não apresentar atualização	Não há trâmite
Liquidação e cancelamento do RUT	Cancelar o RUT nos termos do Decreto 1625 de 2016	A DIAN desvincula de ofício os beneficiários finais

Após o corte de 1º de outubro de 2026, se entre 1º de julho e 1º de outubro houve cessão de participações ou troca de holding, a atualização cabe no mês seguinte a esse corte. Confirme a data exata no sistema da DIAN.

Um grupo que se reorganiza com frequência, por exemplo ao mover a filial colombiana para uma nova holding, deve incluir os quatro cortes no calendário jurídico em vez de confiar na memória.

Sanções por não informar, informar errado ou não atualizar o RUB

O artigo 631-6 do Estatuto Tributário dispõe que quem não envie a informação do beneficiário final, a envie de forma errada ou incompleta, ou não a atualize, será sancionado conforme o artigo 658-3. A remissão é textual; a graduação em cada caso cabe à DIAN.

O artigo 658-3 trata das sanções por descumprir a inscrição no RUT e prevê, entre outras, duas multas relevantes. Por não atualizar a informação no mês seguinte ao fato gerador, 1 UVT por dia de atraso, ou 2 UVT quando se trate do endereço ou da atividade econômica. Por informar dados falsos, incompletos ou equivocados, multa de 100 UVT.

Com a UVT de 2026, de 52.374 pesos, fixada pela Resolução 000238 de 2025 da DIAN, isso equivale a 52.374 pesos por dia de atraso e a 5.237.400 pesos por dados errados. As conversões em pesos são deste artigo. A norma não diz expressamente como cada item se aplica ao RUB, de modo que os valores são uma ordem de grandeza e não uma liquidação.

Quem responde dentro da empresa?

A obrigação é da pessoa jurídica. Na prática, o representante legal ou quem ele designe faz o envio, com apoio do contador ou do revisor fiscal. Defina um responsável e um calendário dos quatro cortes, para que uma mudança na cadeia do grupo não dependa da memória de alguém.

O que a Soulbit faz neste processo e o que ainda não faz

A Soulbit não apresenta o RUB pela empresa nem substitui essa obrigação. O relatório à DIAN é da empresa obrigada, preparado por seu contador, revisor fiscal ou área jurídica. A Soulbit é uma plataforma custodial, com custódia institucional, e não gera formulários tributários nem se conecta ao sistema da DIAN em nome do cliente.

O que faz é pedir informações dos beneficiários finais em seu processo de KYB, requisito para abrir e operar a conta da empresa. Essas informações servem para verificar a contraparte e para o compliance AML/KYT da plataforma. Para um grupo brasileiro, ter a cadeia societária documentada é um bom ponto de partida, mas não equivale a ter enviado o RUB.

Na V1, a empresa pode manter saldo em USDC e USDT, receber e pagar em USD, EUR e GBP, dispersar pagamentos pelo rail bancário local colombiano, pagar folha recorrente ou em lote, e cobrar com payment links e QR de cobrança. Também conta com rastreabilidade das operações e suporte humano. Nada disso substitui o envio do RUB, e a Soulbit não se integra a sistemas contábeis ou ERPs por API.

O RUB é um dos vários deveres de transparência de uma entidade colombiana. Outros são o relatório de informação exógena, o SAGRILAFT para empresas obrigadas e o programa de ética empresarial. Cada um tem sua norma e sua autoridade.

A V1 não inclui assessoria tributária, preenchimento do RUB nem atualização dos beneficiários finais perante a DIAN. Quando a estrutura muda, atualizar o RUB e atualizar a informação entregue à plataforma são dois trâmites distintos, com destinatários distintos.