Contrato de aprendizaje tras la reforma laboral: qué cambia para el empleador
La Ley 2466 de 2025 convirtió el contrato de aprendizaje en un contrato laboral especial y subió el apoyo de sostenimiento al 75% y 100% del salario mínimo. Esta guía calcula el costo y la cuota para una PYME.
Un aprendiz no es un practicante informal ni un empleado más: es un contrato laboral con reglas propias de duración, de pago y de seguridad social. Desde la Ley 2466 de 2025 esas reglas cambiaron, y el costo de cumplir la cuota del SENA o de pagar para no cumplirla también.
En Soulbit Academy explicamos la nómina colombiana desde el área financiera de una PYME. Este artículo es el satélite del contrato de aprendizaje: qué dice ahora la ley, si la cuota alcanza a una empresa de 10 a 100 empleados y cuánto cuesta cada opción. El panorama completo de la reforma está en Ley 2466 de 2025: qué debe ajustar el empleador.
Contrato de aprendizaje en Colombia: qué cambió con la Ley 2466 de 2025
El contrato de aprendizaje es hoy un contrato laboral especial y a término fijo, con duración máxima de tres años y un apoyo de sostenimiento mensual en lugar de salario. Así lo define el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, que reescribió el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo. La ley rige desde su promulgación, el 25 de junio de 2025.
La novedad más visible es el monto mínimo del apoyo. La Tabla 1 lo compara con el esquema anterior del artículo 30 de la Ley 789 de 2002, expresado como porcentaje del salario mínimo mensual (SMMLV).
| Modalidad | Antes (Ley 789 de 2002, art. 30) | Ahora (Ley 2466 de 2025, art. 21) |
|---|---|---|
| Formación tradicional, fase lectiva | 50% del SMMLV | 75% del SMMLV |
| Formación tradicional, fase práctica | 75% del SMMLV (100% si el desempleo nacional era menor al 10%) | 100% del SMMLV |
| Formación dual | Sin categoría propia | 75% el primer año y 100% el segundo |
| Estudiante universitario | No menos de 1 SMMLV | No menos de 1 SMMLV, sea o no dual |
| Apoyo fijado por convenio colectivo | No figuraba en el artículo 30 | Prohibido: no puede regularse por convenios, contratos colectivos ni laudos |
Otros cambios del artículo 21 pesan menos en el presupuesto y más en la gestión. El contrato puede versar sobre ocupaciones semicalificadas sin título o sobre formación técnica, tecnológica y profesional. La empresa debe certificar el tiempo de fase práctica o dual, y ese tiempo cuenta como experiencia laboral del aprendiz. La formación dual exige un programa acordado con el SENA o la institución educativa, con alternancia entre ambas.
Cuota de aprendices del SENA: si una PYME de 10 a 100 empleados está obligada
La cuota de aprendices obliga a las empresas privadas con 15 o más trabajadores, y la regional del SENA del domicilio principal fija cuántos aprendices debe vincular cada una. La regla está en el artículo 33 de la Ley 789 de 2002 y el concepto 9470 de 2025 del SENA la confirma: las empresas privadas con no menos de quince trabajadores están obligadas a vincular aprendices.
El cálculo es de un aprendiz por cada 20 trabajadores, más uno por cada fracción de 10 o más que no llegue a 20, con un mínimo de uno para las empresas de 15 a 20 trabajadores.
Aplicada a una PYME, la regla da estos resultados con los supuestos de este artículo:
- Con 14 trabajadores o menos, la empresa no está obligada. Puede vincular aprendices de forma voluntaria.
- Con 15 a 29 trabajadores, la cuota es de 1 aprendiz.
- Con 30 a 49 trabajadores, la cuota es de 2 aprendices.
- Con 50 a 69 trabajadores, la cuota es de 3 aprendices.
- Con 100 trabajadores, la cuota es de 5 aprendices.
La cuota que señala el SENA se notifica al representante legal, que tiene cinco días hábiles para objetarla si no se ajusta a los requerimientos de mano de obra calificada de la empresa. Según el SENA, la empresa puede además aumentar la cuota hasta el doble, siempre que mantenga los empleados que sirvieron de base para el cálculo. Los números anteriores son una guía: el número que vale es el que comunica el SENA, porque esa entidad determina qué trabajadores entran en la base.
Cuánto cuesta un aprendiz en 2026: apoyo de sostenimiento frente al salario mínimo
El apoyo de sostenimiento de un aprendiz en fase práctica cuesta como mínimo 1.750.905 pesos mensuales en 2026, el mismo valor del salario mínimo. Esa cifra es el SMMLV fijado por el Decreto 1469 de 2025. Según reportes de prensa, el Consejo de Estado suspendió provisionalmente ese decreto en febrero de 2026 sin cambiar el valor aplicable; confírmelo con el Ministerio del Trabajo.
La Tabla 2 convierte los porcentajes de la ley en pesos y los compara con la alternativa de monetizar la cuota.
| Concepto | Cálculo | Mensual (pesos) | 12 meses (pesos) |
|---|---|---|---|
| Aprendiz en fase lectiva o dual, año 1 | 75% de 1.750.905 | 1.313.179 | 15.758.145 |
| Aprendiz en fase práctica o dual, año 2 | 100% de 1.750.905 | 1.750.905 | 21.010.860 |
| Monetizar un aprendiz que no se contrata | 1,5 × 1.750.905 | 2.626.358 | 31.516.290 |
| Diferencia: monetizar frente a fase práctica | 2.626.358 − 1.750.905 | 875.453 | 10.505.430 |
| Supuesto: PYME de 52 trabajadores, cuota de 3, vincula 2 en fase práctica y monetiza 1 | 2 × 1.750.905 + 2.626.358 | 6.128.168 | 73.538.016 |
Antes de aportes, un aprendiz en fase práctica cuesta 875.453 pesos al mes menos que la monetización, es decir, 10.505.430 pesos al año. Esa diferencia se reduce al sumar los aportes y las prestaciones de la fase práctica, y su cálculo exacto es de su contador.
¿Un aprendiz cuesta lo mismo que un empleado con salario mínimo?
En la fase práctica el apoyo parte del mismo monto, pero el costo total no es idéntico y la ley no lo equipara en todo. El aprendiz tiene un contrato a término fijo de hasta tres años, subordinación limitada al aprendizaje y una finalidad formativa. La empresa debe además acompañar la formación. Si el auxilio de transporte u otros conceptos aplican al aprendiz, el texto de la ley no lo dice: confírmelo con su asesor laboral y deje el criterio por escrito.
Monetización de la cuota de aprendizaje: cuándo conviene pagar al SENA
La monetización consiste en pagar al SENA 1,5 salarios mínimos mensuales por cada aprendiz que la empresa no contrata. Lo fija el artículo 23 de la Ley 2466, que modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002. La monetización puede ser parcial: el pago es proporcional al número de aprendices que se dejan de vincular.
Desde el punto de vista financiero, la monetización es un gasto mensual cierto y sin riesgo operativo, pero es más caro que el apoyo en fase práctica y no entrega nada a la empresa. Vincular al aprendiz cuesta menos antes de aportes y prestaciones, y puede dar un perfil que se forma en la operación, a cambio de tiempo de tutoría y de cumplimiento documental. La decisión depende de si el cargo existe de verdad.
No encontramos, a octubre de 2026, una norma reglamentaria del SENA posterior a la Ley 2466 que detalle el procedimiento de pago de la monetización. Pregunte a su regional por el canal y el calendario vigentes antes de provisionar el gasto.
Aprendices en la nómina mensual y la PILA: seguridad social y prestaciones
El aprendiz entra en la nómina mensual y en la PILA con reglas distintas según la fase. En la fase lectiva está cubierto por salud y riesgos laborales, pagados plenamente por la empresa como dependiente. En la fase práctica, o durante toda la formación dual, está afiliado a riesgos laborales, pensiones y salud conforme al régimen de trabajadores dependientes. Así lo establece el artículo 21.
¿Quién paga la salud del aprendiz durante la fase lectiva?
La empresa patrocinadora paga los aportes a salud y a riesgos laborales del aprendiz en esa fase, como si fuera un dependiente. En la fase lectiva no hay aporte a pensión según el texto. El aporte a riesgos laborales corresponde al nivel de riesgo de la empresa y de las funciones del aprendiz, no a un nivel mínimo.
En la fase práctica, la misma norma reconoce al aprendiz el pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral. El texto no desarrolla sobre qué base se calculan, ni cómo se registra el apoyo en la planilla. Por eso tratamos esos puntos como no verificados: confirme el ingreso base de cotización y las prestaciones con un contador o con la UGPP antes de la primera planilla. La explicación general de la planilla está en PILA: aportes de seguridad social para el empleador.
¿Puede un convenio colectivo mejorar el apoyo de sostenimiento?
No por esa vía, porque el artículo 21 prohíbe que el apoyo se regule mediante convenios colectivos, contratos colectivos o laudos arbitrales. Es un cambio llamativo para empresas con sindicato. La empresa puede fijar un apoyo superior al mínimo por decisión propia, pero el tope y las condiciones no se negocian colectivamente.
El costo agregado de estas decisiones se explica en costo laboral en Colombia tras la reforma. Y si su empresa recalcula salarios por la nueva jornada, el efecto se ve en horas extras con la jornada de 42 horas.
Checklist para el empleador antes de vincular o monetizar
Una revisión de siete puntos cubre lo que suele fallar cuando una PYME cruza el umbral de la cuota.
- Cuente sus trabajadores al cierre del último mes y calcule su cuota con la regla de uno por cada 20 y la fracción de 10.
- Pida a la regional del SENA la cuota oficial y verifique que su empresa no entra en una excepción.
- Compare, cargo por cargo, el costo de vincular con el de monetizar, usando el SMMLV de 2026.
- Si vincula, firme el contrato por escrito, defina fase lectiva y práctica, y deje constancia del plan de formación.
- Configure el apoyo en 75% o 100% según la modalidad y la fase, y fije la fecha de cambio.
- Confirme con su contador la base de cotización y las prestaciones de la fase práctica, y documente el criterio.
- Presupueste el escalón siguiente: si crecerá la plantilla, calcule cuándo sube la cuota.
Para ver el efecto sobre una empresa concreta, el ejemplo de caso: PYME colombiana de 30 empleados y el costo de su nómina muestra cómo se arma el costo mensual completo.
Qué hace Soulbit hoy con el pago de aprendices y qué no
Soulbit no calcula el apoyo de sostenimiento, no liquida la PILA, no determina la cuota de aprendices ni paga la monetización al SENA. Esas tareas siguen a cargo del empleador, de su contador o de su software de nómina. Soulbit tampoco ofrece asesoría laboral, fiscal ni contable.
Lo que Soulbit entrega hoy es el paso posterior al cálculo. Con Soulbit Salaries, la empresa mantiene saldo en stablecoins como USDC y USDT o en moneda fiat, y dispersa la nómina ya liquidada por lote o de forma recurrente hacia cuentas bancarias colombianas, con rail bancario local, custodia institucional, KYB y monitoreo AML/KYT. Cada pago queda con trazabilidad y el equipo ofrece soporte humano. Es relevante para una empresa con ingresos en dólares que paga nómina en pesos, incluido el apoyo del aprendiz junto al resto del equipo. El flujo está en cómo pagar nómina con stablecoins en Colombia.
Soulbit no promete ventaja de precio ni de plazo frente a otras vías. Las aplicaciones móviles y la tarjeta todavía no están disponibles. Y una dispersión rápida no corrige un apoyo mal calculado: si el valor sale mal del sistema de nómina, el pago sale mal.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el contrato de aprendizaje en Colombia después de la Ley 2466 de 2025?
El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, regido por el Código Sustantivo del Trabajo, que dura máximo tres años. Una empresa patrocinadora da a una persona los medios para formarse en un oficio o profesión y le paga un apoyo de sostenimiento mensual. Así lo establece el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 81 del Código.
¿Cuánto es el apoyo de sostenimiento de un aprendiz en 2026?
En formación tradicional es como mínimo el 75% del salario mínimo en la fase lectiva y el 100% en la fase práctica. En formación dual es el 75% el primer año y el 100% el segundo. Con el salario mínimo de 2026 de 1.750.905 pesos, equivale a 1.313.179 y 1.750.905 pesos mensuales. Un estudiante universitario recibe como mínimo un salario mínimo completo.
¿Qué empresas deben cumplir la cuota de aprendices del SENA?
Las empresas privadas con 15 o más trabajadores deben vincular aprendices, según el artículo 33 de la Ley 789 de 2002. La cuota es de un aprendiz por cada 20 trabajadores, más uno por cada fracción de diez o más que no llegue a veinte. Una empresa con 15 a 20 trabajadores tiene un aprendiz. La regional del SENA del domicilio principal fija el número exacto.
¿Cuánto cuesta monetizar la cuota de aprendices en 2026?
La empresa paga al SENA 1,5 salarios mínimos mensuales por cada aprendiz que no contrate, según el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 modificado por la Ley 2466. Con el salario mínimo de 2026, son 2.626.358 pesos al mes por aprendiz. La monetización puede ser parcial y se calcula en proporción a los aprendices que la empresa deja de vincular.
¿Soulbit liquida el apoyo de sostenimiento o la PILA de un aprendiz?
No. Soulbit no calcula nómina, no liquida la PILA y no determina la cuota de aprendices. Soulbit Salaries dispersa pagos ya calculados, por lote o de forma recurrente, hacia cuentas bancarias colombianas desde un saldo en stablecoins o en moneda fiat. El cálculo y la planilla siguen a cargo del empleador y de su contador.
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