Licencia de maternidad en Colombia: qué paga la empresa y qué reconoce la EPS
La licencia de maternidad en Colombia dura 18 semanas y la financia la EPS, pero la empresa suele adelantar el salario y cubrir el reemplazo. Esta guía explica qué reconoce el sistema de salud, qué protege el fuero de maternidad y cómo planificar la caja.
Ante una licencia de maternidad, la empresa debe calcular la ausencia, el anticipo de salario, el reembolso de la EPS y el costo del reemplazo. También debe respetar el fuero antes de terminar el contrato.
En Soulbit Academy analizamos la licencia de maternidad desde el ángulo del empleador: semanas vigentes en 2026, quién paga, qué exige la EPS, qué protege el fuero y cómo se refleja en el flujo de caja de una PYME de entre 10 y 100 empleados. Es el artículo vecino de licencia de paternidad en Colombia, cuya mecánica de recobro resumimos aquí en lugar de repetirla.
Licencia de maternidad en Colombia: 18 semanas y qué incluye
La licencia de maternidad en Colombia dura 18 semanas remuneradas, con el salario que la trabajadora devenga al iniciar la licencia. Su base legal es el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 1822 de 2017. Esa duración rige también en 2026, sin una ampliación posterior identificada.
La ley regula cuatro situaciones que el área de nómina debe distinguir. El primero es la licencia preparto: la semana anterior al probable parto es de goce obligatorio, salvo que el médico tratante prescriba algo diferente. El segundo es la semana adicional previa por razón médica, que permite dos semanas antes del parto y 16 después. El tercero es el parto prematuro, en el que se suma a las 18 semanas la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término. El cuarto es el parto múltiple, que amplía la licencia en dos semanas.
Para prematuros y partos múltiples, la ley exige un certificado del médico tratante que identifique la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término, anexo al certificado de nacido vivo. El empleador debe archivarlo junto con el certificado de licencia, porque de él depende cuántas semanas liquida.
¿La reforma laboral de 2025 cambió las semanas de la licencia de maternidad?
No se identificó que la Ley 2466 de 2025 modifique la duración de la licencia de maternidad. La reforma tocó jornada, recargos y contratos, no el régimen de las 18 semanas. Si su empresa ya aplicó esos cambios, revise el resto en la lista de verificación de la reforma laboral para el empleador.
Quién paga la licencia de maternidad: la EPS reconoce y la empresa adelanta
La licencia de maternidad la reconoce la EPS como prestación económica del sistema de salud, no la paga el empleador de su propio presupuesto. La empresa conserva, eso sí, la relación laboral y el calendario de nómina, así que normalmente mantiene el pago del salario y después solicita el reembolso a la EPS.
La mecánica es la misma que la de la licencia de paternidad, que explicamos con detalle en el artículo vecino. En resumen: la empresa paga, la EPS reconoce con base en las cotizaciones y el empleador concilia el reembolso contra el anticipo. El procedimiento vigente está en el Decreto 2126 de 2023, que sustituyó los capítulos 1 a 4 del título de prestaciones económicas del Decreto 780 de 2016. La duración de 18 semanas eleva el anticipo frente a la licencia de paternidad.
¿Qué plazos tiene la EPS para pagar al empleador?
Según el artículo 2.2.3.4.3 del Decreto 780 de 2016, sustituido por el Decreto 2126 de 2023, la EPS revisa y liquida la solicitud en 15 días hábiles y paga en los cinco días hábiles siguientes. Si incumple, debe reconocer intereses de mora y el empleador puede acudir a la Superintendencia Nacional de Salud. La solicitud lleva el certificado de licencia, el registro civil del menor, la petición de pago y una certificación bancaria reciente. El empleador no puede descontar el valor de la licencia de las cotizaciones en salud.
Estos plazos se cuentan desde la presentación de la solicitud ante la EPS. Revise su formulario y los soportes exigidos antes de radicar.
Requisitos de cotización para que la EPS reconozca la licencia de maternidad
La EPS reconoce la licencia de maternidad cuando la trabajadora estaba afiliada y activa al momento del parto, efectuó aportes durante los meses de gestación, incluido el mes en que inicia la licencia, y presenta un certificado válido. El Decreto 2126 de 2023 indica que solo se consideran las cotizaciones del aportante que corresponden al periodo de gestación.
Si la trabajadora cotizó por un periodo menor al de la gestación, el pago es proporcional: se divide los días cotizados entre los días de gestación y se multiplica por los días de licencia. La liquidación toma el ingreso base de cotización reportado el primer día de la licencia. La Tabla 1 resume cómo cambia el escenario del empleador. Las situaciones son ilustrativas y deben confirmarse con la EPS.
| Situación de la trabajadora | Qué reconoce la EPS | Efecto para el empleador |
|---|---|---|
| Cotizó toda la gestación y la PILA está al día | El valor completo de las 18 semanas | Recupera el salario adelantado si tramita el reconocimiento |
| Cotizó solo parte de la gestación | Un valor proporcional a los días cotizados | Debe definir con asesoría cómo trata la diferencia |
| Cotizó con ingreso base inferior al salario real | Un valor calculado sobre lo cotizado | Recibe menos de lo que paga y corre riesgo de fiscalización de la UGPP |
| Aportes de distintos empleadores durante la gestación | Solo se consideran los del aportante correspondiente al periodo | Conciliar días y bases por aportante antes de solicitar el pago |
La proporcionalidad conecta la licencia con la calidad de la PILA. Un ingreso base mal liquidado reduce lo que la EPS reconoce y expone a la empresa a la UGPP. El artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 permite iniciar actuaciones dentro de cinco años desde que debió declarar. La liquidación mensual de esos aportes se explica en PILA seguridad social: guía operativa para el empleador.
Fuero de maternidad: estabilidad reforzada y despido
El fuero de maternidad prohíbe despedir a una trabajadora por motivo de embarazo o lactancia y protege el periodo del embarazo y las 18 semanas posteriores al parto. La Ley 2141 de 2021 modificó los artículos 239 y 240 del Código Sustantivo del Trabajo y presume que el despido dentro de ese periodo obedece al embarazo o la lactancia.
Para terminar el contrato con justa causa durante el periodo protegido, el empleador necesita autorización previa del Inspector del Trabajo o, donde no exista, del Alcalde Municipal. Sin esa autorización, la trabajadora tiene derecho a una indemnización de 60 días de trabajo, además de las demás prestaciones que correspondan. La misma ley extiende protección e indemnización al trabajador cuya cónyuge, pareja o compañera permanente está embarazada, siempre que ella no tenga empleo formal.
¿Una empresa puede terminar un contrato a término fijo de una trabajadora embarazada al vencer?
Una empresa colombiana no debe dejar vencer sin más el contrato a término fijo de una trabajadora embarazada, porque la presunción de despido y la exigencia de autorización previa pueden aplicar también a la no renovación. Antes de comunicar una decisión, el empleador debe documentar la causa y obtener asesoría sobre la autorización exigible y la indemnización por despido en Colombia.
Licencia parental compartida y flexible: cómo cambia la planificación
La Ley 2114 de 2021 creó dos figuras que alteran el calendario de ausencias: la licencia parental compartida y la flexible de tiempo parcial. Ambas se pactan con la trabajadora y su pareja, y afectan quién está ausente y cuándo.
En la compartida, las últimas seis semanas de la licencia de la madre pueden distribuirse entre la madre y el padre de común acuerdo, y se cuentan desde la fecha del parto. Las primeras semanas posteriores al parto son intransferibles, y la licencia propia del padre no puede recortarse por aplicar esta figura. En la flexible de tiempo parcial, la madre o el padre cambian un periodo de licencia por trabajo de medio tiempo equivalente al doble del periodo elegido. La madre no puede usarla antes de la semana 13 de su licencia. Cada periodo se remunera con base en el salario de quien lo disfruta.
La Tabla 2 compara lo que significa cada modalidad para el empleador.
| Modalidad | Qué ocurre | Qué debe planificar el empleador |
|---|---|---|
| Licencia ordinaria | La madre se ausenta 18 semanas seguidas | Un reemplazo continuo y un único anticipo |
| Licencia compartida | Hasta seis semanas pasan al padre por acuerdo | Dos ausentes en momentos distintos y dos bases salariales |
| Licencia flexible de tiempo parcial | Un periodo se cambia por medio tiempo del doble de duración | Cobertura parcial más prolongada y control del pago por periodo |
Cada periodo exige documentar fechas, certificados y novedades en la PILA. Conserve el acuerdo escrito en el expediente laboral.
Caja y reemplazo: ejemplo con supuestos
El efecto en caja de la licencia de maternidad es el desfase entre el salario que la empresa paga cada mes y el reembolso que la EPS entrega después. El caso siguiente es hipotético, usa supuestos rotulados y no representa precios ni resultados de Soulbit.
Supuestos: una trabajadora con salario mensual de 4.000.000 pesos colombianos, licencia de 18 semanas (126 días) y valor diario de salario entre 30. El valor diario es 133.333 pesos y las 18 semanas suman 16.800.000 pesos. Si en un escenario alternativo hubiera cotizado 36 de 40 semanas de gestación, la proporción sería 90 por ciento: 15.120.000 pesos, con una diferencia de 1.680.000 pesos que la empresa debe tratar según su asesoría.
Con el salario mínimo, el cálculo es menor. El decreto que fijó el smmlv de 2026 en 1.750.905 pesos, el Decreto 1469 de 2025, da 7.353.801 pesos para las 18 semanas. Si, como supuesto, la empresa radica el trámite de inmediato y la EPS autoriza y paga dentro de los 15 más cinco días hábiles previstos en el Decreto 2126 de 2023, el anticipo financiado ronda un mes de salario por cada licencia en curso.
El reembolso no cubre el salario del reemplazo ni el tiempo de traspaso y capacitación. Presupueste ambos por separado.
¿Cómo evitar que los anticipos de licencias presionen la tesorería?
Reserve cada mes un monto para anticipos que la EPS reintegra y concílielos como una cuenta por cobrar separada, con el nombre de la trabajadora y el periodo. Así el área financiera distingue un anticipo recuperable de un gasto definitivo. Reporte la novedad de licencia en la PILA del periodo y conserve en un solo expediente el certificado, la planilla, la liquidación y el comprobante del reembolso.
Qué entrega el V1 de Soulbit y qué no
Soulbit Salaries es el módulo previsto para dispersar nómina, no un sistema de liquidación de licencias. El V1 incluye saldos en USDC y USDT, dispersión de pagos locales en pesos colombianos y en dólares, pagos recurrentes y por lote, cuentas de empleados, custodia institucional, KYB y monitoreo AML/KYT.
Lo que Soulbit no hace es relevante aquí. No calcula el valor de una licencia, no liquida la PILA, no determina el ingreso base de cotización y no tramita reconocimientos ni recobros ante la EPS. Tampoco sustituye al contador ni al software de nómina. Esa responsabilidad sigue en la empresa o en su proveedor.
Tras calcular la nómina, la empresa puede incluir ese pago neto en la dispersión por lote de Soulbit. Sus obligaciones laborales y de seguridad social permanecen bajo su responsabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas semanas dura la licencia de maternidad en Colombia en 2026?
La licencia de maternidad dura 18 semanas remuneradas, según la Ley 1822 de 2017, que modificó el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo. Se suma la diferencia entre la edad gestacional y el término en un parto prematuro, y se añaden dos semanas en un parto múltiple. Confirme siempre el texto vigente antes de liquidar.
¿Quién paga la licencia de maternidad, la empresa o la EPS?
La licencia de maternidad es una prestación económica que reconoce la EPS cuando se cumplen los requisitos de cotización. En la práctica, la empresa suele mantener el pago del salario y después pedir el reconocimiento a la EPS. Esa diferencia de calendario es el efecto en caja que el empleador debe presupuestar.
¿Qué pasa si la trabajadora no cotizó durante toda la gestación?
Según el Decreto 2126 de 2023, si la trabajadora cotizó por un periodo menor al de la gestación, la EPS reconoce un valor proporcional a los días cotizados. La norma no dice por sí sola cómo trata el empleador la diferencia. Documente los periodos cotizados y consulte a un asesor laboral antes de decidir.
¿Puede una empresa despedir a una trabajadora embarazada?
Una empresa colombiana no puede despedir a una trabajadora por motivo de embarazo o lactancia y necesita autorización previa del Inspector del Trabajo o, donde no exista, del Alcalde Municipal para terminar su contrato con justa causa. La Ley 2141 de 2021 extiende la protección hasta 18 semanas después del parto y fija una indemnización de 60 días de trabajo si no hay autorización.
¿Soulbit gestiona la licencia de maternidad o el recobro a la EPS?
No. Soulbit es un riel de pago y tesorería: no liquida licencias, no calcula el ingreso base de cotización ni tramita reconocimientos ante la EPS. Su papel empieza cuando la empresa ya calculó la nómina y necesita dispersar el pago neto a sus trabajadores en Colombia.
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