Licencia de paternidad en Colombia: qué paga la empresa y qué reconoce la EPS

Cuando nace el hijo de un trabajador, la empresa colombiana enfrenta una pregunta de caja y otra de cumplimiento: cuánto paga de su bolsillo durante la ausencia y qué recupera después del sistema de salud. La respuesta depende de la duración vigente de la licencia, de las semanas cotizadas por el trabajador y de cómo se tramite el reconocimiento ante la EPS.

En Soulbit Academy analizamos la licencia de paternidad desde el ángulo del empleador: cuántas semanas rigen hoy, quién paga, qué exige la EPS y cómo se refleja en el flujo de caja de una PYME con entre 10 y 100 empleados. No cubre la licencia de maternidad ni la licencia parental compartida o flexible que también creó la Ley 2114 de 2021. La cotización mensual que sostiene todo este esquema se explica en PILA seguridad social: guía operativa para el empleador.

Licencia de paternidad en Colombia: cuántas semanas rigen en 2026

La licencia de paternidad en Colombia dura dos semanas remuneradas a octubre de 2026. Su base legal es el parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 2114 de 2021, que modificó el régimen del Código Sustantivo del Trabajo y rige desde su promulgación en julio de 2021.

La misma ley prevé una ampliación progresiva. El texto dispone que la licencia crece una semana adicional por cada punto porcentual de disminución de la tasa de desempleo estructural frente al nivel que tenía cuando la ley entró en vigor, con un tope de cinco semanas. La metodología de medición la fijan conjuntamente el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Banco de la República y el Departamento Nacional de Planeación, y la tasa se publica en diciembre de cada año como base para decidir si se amplía la licencia del año siguiente.

¿La reforma laboral de 2025 cambió las semanas de la licencia de paternidad?

No se identificó que la Ley 2466 de 2025 modifique la duración de la licencia de paternidad. Los análisis de especialistas consultados coinciden en que la reforma amplió el listado de licencias remuneradas del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, pero no tocó el régimen de maternidad y paternidad. Si su empresa ya aplicó los cambios de jornada de esa ley, conviene revisar el resto en nuestra lista de verificación de la reforma laboral para el empleador.

Antes de cada liquidación, la empresa debe confirmar tres puntos: si hay una ampliación efectiva, si algún proyecto de ley es ya norma vigente y cuál es la fuente primaria de verificación.

El primero es que ninguna publicación oficial consultada confirma una ampliación efectiva por desempleo estructural. El segundo es que existen proyectos de ley en el Congreso para llevar la licencia a más semanas, y un proyecto no es norma vigente. El tercero es que la fuente primaria de verificación es el texto consolidado de la ley y los comunicados del Ministerio del Trabajo, no las guías de nómina de terceros.

Quién paga la licencia de paternidad: la EPS reconoce y la empresa adelanta

La licencia de paternidad la financia la EPS, no el empleador, según la Ley 2114 de 2021. El texto establece que la EPS asume la licencia remunerada y la reconoce de manera proporcional a las semanas que el padre cotizó durante el periodo de gestación.

En la práctica, la empresa adelanta el salario aunque la EPS financie la licencia: el trabajador sigue vinculado, necesita recibir su salario en las fechas habituales y la nómina no se detiene. Por eso muchas empresas continúan pagando el salario completo durante las dos semanas y después solicitan a la EPS el reconocimiento de la prestación económica. El Decreto 1427 de 2022 es la norma que regula los requisitos y procedimientos de reconocimiento de estas prestaciones en el sistema de salud y sustituyó el título correspondiente del Decreto 780 de 2016, según el texto consultado en el normograma del Decreto 1427 de 2022.

¿Qué pasa si la empresa no solicita el reconocimiento a la EPS?

Si el empleador no solicita el reconocimiento, asume por completo un costo que la ley atribuye al sistema de salud. La licencia se paga igual al trabajador, pero la empresa pierde la posibilidad de recuperar ese valor. Por eso conviene designar una persona responsable del trámite, con un calendario interno de seguimiento por cada novedad.

El trabajador depende de su empleador para que la licencia se registre bien. El empleador debe reportar la novedad en la planilla de aportes del mes y conservar el registro civil de nacimiento, que es el único soporte que menciona la ley para el reconocimiento.

Requisitos de cotización: cómo reconoce la EPS la licencia de paternidad

La EPS reconoce la licencia de paternidad en proporción a las semanas cotizadas por el padre durante la gestación del hijo. El parágrafo verificado de la Ley 2114 de 2021 fija esa proporcionalidad y exige el registro civil de nacimiento como único soporte, presentado a la EPS a más tardar 30 días después del nacimiento.

La Tabla 1 resume cómo cambia el escenario según la cotización del trabajador. Las situaciones son ilustrativas y deben confirmarse con la EPS.

Situación del trabajador	Qué reconoce la EPS	Efecto para el empleador
Cotizó toda la gestación sin interrupciones	El valor completo de las dos semanas	Recupera el salario adelantado si tramita el reconocimiento
Cotizó solo parte de la gestación	Un valor proporcional a las semanas cotizadas	Debe definir con asesoría cómo trata la diferencia
Cotizó con ingreso base inferior al salario real	Un valor calculado sobre lo que se cotizó	Corre riesgo de recibir menos de lo que pagó y de fiscalización por la UGPP
Mora o aportes no pagados en el periodo	Puede haber discusión sobre el reconocimiento	Debe regularizar la PILA antes de radicar

La proporcionalidad conecta esta licencia con la calidad de la PILA. Un ingreso base de cotización mal liquidado no solo expone a la empresa a una fiscalización de la UGPP, que revisa cinco años hacia atrás, sino que también reduce lo que la EPS reconoce cuando llega la licencia.

¿Cuál es el salario de referencia para calcular el valor de la licencia?

El valor de la licencia se calcula sobre el ingreso que el trabajador tenía cotizado, no sobre el salario que la empresa declare después. Para un trabajador que gana el salario mínimo, el smmlv de 2026 es 1.750.905 pesos colombianos, fijado transitoriamente por el Decreto 0159 de 2026. Confirme con la EPS el ingreso base exacto que usa para liquidar el reconocimiento.

Cómo recupera la empresa lo que adelanta: pasos y responsables

El empleador recupera el valor de la licencia solicitando a la EPS el reconocimiento de la prestación económica con el soporte exigido. El procedimiento exacto, los formularios y el canal de radicación los define cada EPS dentro del marco del Decreto 1427 de 2022, por lo que el primer paso es consultarlos antes del parto, no después.

La Tabla 2 ordena el flujo mínimo que una PYME puede adoptar. Los pasos son una propuesta operativa, no un procedimiento oficial.

Paso	Responsable	Documento o dato clave
Aviso del nacimiento	Trabajador	Registro civil de nacimiento
Confirmar semanas cotizadas en la gestación	Nómina o contabilidad	Historial de planillas pagadas
Radicar ante la EPS dentro de los 30 días del nacimiento	Empleador	Registro civil y formulario de la EPS
Pagar el salario durante la licencia	Nómina	Liquidación de las dos semanas
Reportar la novedad en la PILA del periodo	Nómina	Planilla con la novedad de licencia
Conciliar el reembolso de la EPS con el anticipo	Tesorería	Extracto y comprobante de la EPS

La conciliación final es donde las empresas pequeñas pierden valor. Un reembolso que llega meses después sin referencia al trabajador ni al periodo queda como un ingreso sin explicar en la contabilidad. Conviene registrar el anticipo y el recobro en la misma cuenta por cobrar, con el nombre del trabajador y el periodo de la licencia.

El cálculo base de los pagos de nómina y las prestaciones sociales que se causan durante la licencia se desarrolla en cómo pagar la nómina en Colombia y en vacaciones y prestaciones sociales en Colombia.

Efecto en caja de la licencia de paternidad: un ejemplo con supuestos

El efecto en caja de la licencia de paternidad es el desfase entre el salario que la empresa paga hoy y el reembolso que recibe de la EPS después. El siguiente caso es hipotético, usa supuestos rotulados y no representa precios ni resultados de Soulbit.

Supuestos: un trabajador con salario mensual de 4.000.000 pesos colombianos, licencia de dos semanas (14 días) y valor diario de salario/30. El valor diario es 133.333 pesos y las dos semanas suman 1.866.667 pesos. Si el trabajador cotizó todas las semanas de la gestación, la EPS reconoce ese valor completo. Si, en un escenario alternativo, hubiera cotizado 36 de 40 semanas, la proporción sería 90 por ciento: 1.680.000 pesos, con una diferencia de 186.667 pesos que la empresa debe tratar según su asesoría.

Con el salario mínimo de 2026 el cálculo es más pequeño: 1.750.905 por 14 entre 30 da 817.089 pesos para las dos semanas. Para una PYME con 40 empleados, el caso aislado no pone en riesgo la caja, pero una temporada con varios nacimientos sí puede acumular anticipos. Si, como supuesto, el reembolso tarda 60 días y hay tres licencias simultáneas de trabajadores con salario de 4.000.000 pesos, el anticipo acumulado asciende a 5.600.000 pesos que financia la empresa.

¿Cómo evitar que los anticipos de licencias presionen la tesorería?

Reserve en el presupuesto mensual un monto para anticipos de prestaciones que la EPS reintegra, y concílielos como una cuenta por cobrar separada. Así el área financiera distingue un anticipo recuperable de un gasto definitivo. Una política de tesorería con revisiones mensuales ayuda a sostener este control, como cualquier PYME con control interno de pagos.

Qué entrega el V1 de Soulbit y qué no

Soulbit Salaries es el módulo previsto para dispersar nómina, no un sistema de liquidación de licencias. El alcance de la V1 incluye saldos en USDC y USDT, fiat en USD, EUR y GBP, pagos recurrentes y por lote mediante rieles locales colombianos, custodia institucional, KYB y monitoreo AML/KYT.

Lo que Soulbit no hace es relevante para este tema. No calcula el valor de una licencia, no liquida la PILA, no determina el ingreso base de cotización y no tramita reconocimientos ni recobros ante la EPS. Tampoco emite documentos ante la UGPP ni sustituye el software de nómina. Esa responsabilidad sigue en la empresa o en su proveedor de nómina.

Su función prevista empieza después del cálculo. Cuando el área de nómina haya determinado el salario neto de las dos semanas, Soulbit Salaries permitirá incluir ese pago en la dispersión por lote. El flujo se explica en nómina por lote: del archivo a la dispersión. Si la empresa conserva su tesorería en stablecoins, podrá solicitar una conversión OTC a pesos para financiar el pago, sin que eso altere sus obligaciones laborales ni de seguridad social.

Errores frecuentes del empleador con la licencia de paternidad

Los errores más frecuentes del empleador con la licencia de paternidad son tres y todos se previenen con un procedimiento escrito. El primero es no radicar el registro civil a tiempo. El segundo es no reportar la novedad en la planilla del periodo. El tercero es no conciliar el reembolso de la EPS con el anticipo.

¿Qué sanciones corre el empleador si liquida mal la licencia?

El mayor riesgo no es una multa por la licencia en sí, sino una liquidación inconsistente que active una fiscalización de aportes. La UGPP revisa los aportes de los cinco años anteriores y puede reclamar diferencias con intereses. Por eso la novedad de licencia, el ingreso base y la nómina electrónica deben coincidir entre sí, como se explica en nómina electrónica y DIAN.

Una buena práctica es documentar en un solo expediente por trabajador el registro civil, la planilla del periodo, la liquidación de las dos semanas y el comprobante de reembolso. Ese expediente responde a un requerimiento de la EPS, de la UGPP o de un auditor sin reconstruir información meses después.