Licencias remuneradas en Colombia tras la reforma laboral: luto, citas médicas y las nuevas
La Ley 2466 de 2025 amplió las licencias remuneradas del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, y la licencia de luto sigue en cinco días hábiles. Esta guía explica el alcance de cada una, quién paga y cómo se registra en nómina.
Tras la reforma laboral colombiana, varias ausencias son licencias remuneradas que nómina debe registrar y presupuestar.
En Soulbit Academy explicamos qué licencias reconoce el artículo 57 del CST, su costo y los soportes necesarios. Esta guía complementa la reforma laboral para el empleador; las licencias parentales tienen artículos propios.
Qué cambió en las licencias remuneradas con la Ley 2466
La Ley 2466 de 2025 amplió el numeral 6 del artículo 57 del CST a ocho supuestos. Su artículo 15 rige desde el 25 de junio de 2025, según el texto oficial de la ley.
El numeral 6 obliga al empleador a conceder las licencias remuneradas necesarias para los casos siguientes:
- Ejercer el sufragio, sin perjuicio de la Ley 403 de 1997 (literal a).
- Desempeñar cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación (literal b).
- Atender una grave calamidad doméstica debidamente comprobada (literal c).
- Cumplir comisiones sindicales o asistir al entierro de compañeros (literal d).
- Asistir a citas médicas de urgencia o con especialistas (literal e).
- Cumplir obligaciones escolares como acudiente (literal f).
- Atender citaciones judiciales, administrativas y legales (literal g).
- Acordar un día de descanso por uso de bicicleta (literal h).
Los literales e) a h) introducen nuevas causas. La licencia de luto sigue en el numeral 10, que la reforma no modificó.
¿La reforma cambió la licencia de luto?
No. El artículo 15 no alteró el numeral 10 del CST: la licencia de luto continúa siendo de cinco días hábiles, según la Ley 1280 de 2009.
Licencia de luto: cinco días hábiles y grados de parentesco
La licencia de luto es de cinco días hábiles remunerados por el fallecimiento del cónyuge, del compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil. La Ley 1280 de 2009 fijó el primer grado civil en el numeral 10 del artículo 57 del CST, pero la Sentencia C-892 de 2012 extendió su aplicación al segundo grado civil.
El texto fija tres reglas operativas que el empleador debe conocer:
- La licencia aplica cualquiera sea la modalidad de contratación o de vinculación laboral.
- La grave calamidad doméstica no incluye la licencia de luto, así que son licencias distintas.
- El hecho se demuestra con un documento de autoridad competente, dentro de los 30 días siguientes a su ocurrencia.
El segundo grado de consanguinidad cubre padres, hijos, abuelos, nietos y hermanos. El primer grado de afinidad cubre suegros, yernos y nueras. El segundo grado civil incluye a hermanos y abuelos por adopción. La licencia de luto no cubre a tíos ni primos. Una muerte de un tío podría evaluarse como calamidad doméstica si se prueba su gravedad: el literal c) incluye sucesos familiares hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Esa evaluación no concede automáticamente los cinco días de luto.
¿Cómo se cuentan los cinco días hábiles?
La Ley 1280 exige cinco días hábiles, pero no indica expresamente el día inicial del conteo. La empresa no puede reducir este derecho mediante una política propia. Si el fallecimiento ocurre fuera de la jornada o en un día no laborable, confirme el criterio aplicable con asesoría laboral y deje constancia de las fechas concedidas.
Las licencias nuevas: citas médicas, acudiente, citaciones y bicicleta
La Tabla 1 compara citas médicas, obligaciones escolares, citaciones y bicicleta con luto y calamidad doméstica, que tienen reglas diferentes.
| Licencia | Base legal | Condición que fija el texto | Qué debe archivar el empleador |
|---|---|---|---|
| Luto | Art. 57 num. 10 CST, Ley 1280 de 2009 | Cinco días hábiles por la muerte de un familiar en el grado señalado | Documento de autoridad competente, dentro de 30 días |
| Calamidad doméstica | Art. 57 num. 6 literal c) CST | Suceso personal o familiar grave, debidamente comprobado | Soporte del hecho y fecha de la ausencia |
| Cita médica | Art. 57 num. 6 literal e) CST | Urgencia o cita programada con especialista, con certificado previo | Certificado del prestador de salud |
| Acudiente escolar | Art. 57 num. 6 literal f) CST | Asistencia obligatoria por requerimiento del centro educativo | Citación o requerimiento del colegio |
| Citación judicial o administrativa | Art. 57 num. 6 literal g) CST | Citaciones judiciales, administrativas y legales | Copia de la citación de la autoridad |
| Día por bicicleta | Art. 57 num. 6 literal h) CST | Se acuerda con el empleador: un día de descanso remunerado por cada seis meses | Acuerdo escrito y certificación de uso de la bicicleta |
La ley no fija un tope de horas para citas, acudiente o citaciones: exige el tiempo necesario. Tampoco autoriza expresamente compensar esas horas. Defina criterios razonables para el trámite y desplazamiento, sin descontar unilateralmente el tiempo.
¿El día por bicicleta es medio día cada 30 viajes?
Su alcance en el sector privado es voluntario y está por verificar: el parágrafo permite a los privados adoptarlo, pero no lo impone. Esa regla, de medio día libre remunerado por cada 30 veces que se certifique el uso de la bicicleta, es del artículo 5 de la Ley 1811 de 2016 y se dirige a los funcionarios públicos. El literal h) de la reforma habla de un día de descanso remunerado por cada seis meses de trabajo, que el trabajador y el empleador pueden acordar.
La palabra «acordar» importa. A diferencia de las otras licencias, el literal h) no impone una obligación unilateral: abre un acuerdo. Documéntelo por escrito, con la forma en que se certificará el uso de la bicicleta y cómo se programa el día.
Quién paga cada licencia: la empresa y el sistema de salud
El empleador paga las licencias del artículo 57 con el salario ordinario del trabajador, porque la ley las define como licencias remuneradas y no establece un mecanismo de reembolso para ellas. Esto es una lectura del texto, no una cita literal, y conviene confirmarla con un asesor laboral para su caso.
La Tabla 2 separa estas licencias de prestaciones del sistema de salud y de riesgos laborales.
| Ausencia | Quién la financia | Cómo se maneja en caja |
|---|---|---|
| Licencias del art. 57 (luto, cita médica, acudiente, citación, bicicleta) | La empresa, con el salario del trabajador | Costo definitivo: no hay reembolso en el texto de la ley |
| Licencia de maternidad y paternidad | La EPS reconoce la prestación; la empresa suele adelantarla | Anticipo recuperable, con trámite de reconocimiento |
| Incapacidad por enfermedad o accidente | El régimen de salud o de riesgos laborales, según el origen | Se concilia con la EPS o la ARL conforme a sus reglas |
Una cita médica no es una incapacidad. Si el médico ordena reposo, el trabajador queda incapacitado y esa ausencia sigue las reglas de incapacidades, con su propio reconocimiento económico. Si solo asiste a una consulta o a un examen, aplica el literal e) y el costo lo asume la empresa.
Para las licencias parentales, el reembolso y sus plazos están explicados en licencia de maternidad en Colombia y en licencia de paternidad en Colombia. Aquí no se repiten, porque su mecánica es la contraria: la empresa anticipa y luego recupera.
¿La licencia de luto reduce vacaciones o descuenta salario?
No. La licencia de luto es remunerada, así que no se descuenta del salario ni se imputa a las vacaciones. La ley la define como una licencia propia, distinta de la calamidad doméstica. Si el trabajador necesita más días por una situación grave, la empresa puede evaluar la calamidad doméstica con su soporte, o pactar un permiso adicional por escrito.
Cómo soportar y registrar cada licencia en nómina
Archive el aviso, el soporte legal y la novedad de nómina para acreditar cada licencia remunerada.
Un procedimiento simple para una PYME de entre 10 y 100 empleados sigue cuatro pasos:
- Defina por escrito, en el reglamento interno o en una política, qué licencias existen y qué soporte exige cada una.
- Reciba la solicitud por un canal único, con fecha, horas o días y causa.
- Archive el soporte en el expediente laboral y bloquee su acceso a quien no lo necesite, porque los certificados médicos son información sensible.
- Registre la novedad en la liquidación del periodo y concílie las horas o días con el control de asistencia.
Dado que la licencia es remunerada, el salario del periodo no cambia y los aportes a seguridad social se calculan sobre el salario devengado. Esto es una inferencia a partir de la naturaleza remunerada de la licencia. Consulte a su operador de PILA y a su contador qué novedad corresponde reportar, según se explica en PILA seguridad social: guía operativa para el empleador.
Las licencias también tocan la terminación del contrato. Una ausencia amparada por el artículo 57 no puede tratarse como falta, y descontarla en la liquidación laboral en Colombia expone a la empresa a reclamaciones. Revise el historial de novedades antes de cerrar cualquier liquidación.
Cuánto cuesta en la práctica: ejemplo con supuestos
En este ejemplo hipotético, las licencias suman 7.252.748 pesos anuales, cerca del 0,4% de la nómina. No son cifras de Soulbit.
Supuestos: una empresa de 50 trabajadores con salario mensual promedio de 3.000.000 pesos colombianos y 182 horas de jornada mensual. El valor hora es 16.484 pesos. Si en un año se concedieran 100 licencias de 4 horas, entre citas médicas, acudiente y citaciones, serían 400 horas. Su valor es 6.593.407 pesos. A eso se suman cinco días hábiles de una licencia de luto, que el supuesto de 8 horas diarias convierte en 40 horas, o 659.341 pesos.
El total equivale al 0,4% de una nómina anual supuesta de 1.800.000.000 pesos; varía con jornada y frecuencia.
¿Cómo presupuestar estas licencias sin sorpresas?
Mida durante un trimestre las horas que se concedieron por causa y proyecte el año con ese promedio. Cree un código de novedad por tipo de licencia en su sistema de nómina o asistencia, para separar el luto de la calamidad y la cita médica de la incapacidad. Con esos datos el área financiera dimensiona el efecto sin recurrir a estimaciones genéricas.
Qué entrega el V1 de Soulbit y qué no
Soulbit Salaries es el módulo previsto para dispersar nómina, no un sistema de gestión de licencias ni de asistencia. El V1 incluye saldos en USDC y USDT, dispersión en stablecoin y en pesos por rail local colombiano, nómina recurrente y por lote, custodia institucional, KYB y monitoreo AML/KYT.
Lo que Soulbit no hace es relevante aquí. No concede ni valida licencias, no controla horas ni asistencia, no liquida la PILA y no define cómo se registra una novedad. Tampoco sustituye al contador ni al software de nómina. Esa responsabilidad sigue en la empresa o en su proveedor.
Con las licencias ya registradas, la empresa puede incluir el pago neto en la dispersión por lote de Soulbit. Sus obligaciones laborales y de seguridad social siguen bajo su responsabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días dura la licencia de luto en Colombia?
La licencia de luto dura cinco días hábiles remunerados, según el numeral 10 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, que adicionó la Ley 1280 de 2009. Aplica por el fallecimiento del cónyuge, el compañero o compañera permanente o un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, según la Sentencia C-892 de 2012. Rige cualquiera sea la modalidad de contratación.
¿Qué licencias remuneradas agregó la reforma laboral de 2025?
El artículo 15 de la Ley 2466 de 2025 modificó el numeral 6 del artículo 57 del CST. Entre las licencias remuneradas figuran las citas médicas de urgencia o con especialistas, las obligaciones escolares como acudiente, las citaciones judiciales, administrativas y legales, y un día de descanso por uso de bicicleta que se acuerda con el empleador.
¿Quién paga las licencias remuneradas, la empresa o la EPS?
El texto de la ley las define como licencias remuneradas a cargo del empleador y no prevé un reembolso de la EPS para ellas. La licencia de maternidad y paternidad sí es una prestación económica del sistema de salud, y la incapacidad médica sigue su propio régimen. Confirme con un asesor laboral cómo trata su caso cada ausencia.
¿La empresa puede exigir certificado para una cita médica?
El literal e) del numeral 6 pide informar al empleador junto con un certificado previo. La ley no fija un formato ni un plazo general de aviso. Si una urgencia impide presentar el certificado antes, documente lo sucedido y consulte cómo aplicar el requisito; no presuma que la ley permite entregarlo al regreso.
¿Soulbit gestiona las licencias remuneradas de los trabajadores?
No. Soulbit es un riel de pago y tesorería: no concede, calcula ni registra licencias. Su papel empieza cuando la empresa ya liquidó la nómina y necesita dispersar el pago neto a sus trabajadores en Colombia. Las obligaciones laborales y de seguridad social siguen en cabeza del empleador.
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